10 razões pelas quais os projetos vão além do orçamento

Estatisticamente, pelo menos 85% de cada projeto está acima do orçamento em algum grau. Isto é frequentemente devido a imprevistos além do controle humano. Felizmente, você pode influenciar as probabilidades a seu favor se tiver consciência do que poderia dar errado. Ao deixar espaço no seu orçamento para o inesperado e desenvolver um plano de contingência, você pode diminuir a probabilidade de ficar sem fundos.

Inexperiência do Líder do Projeto

A inexperiência do líder de um projeto pode significar que qualquer aspecto dele pode ser mal administrado inadvertidamente, incluindo o orçamento. Embora seja verdade que há uma primeira vez para cada empreendimento, um líder de projeto que é novo nas responsabilidades da posição pode encontrar mais obstáculos do que aquele que é bem versado em ver um projeto desde o início até a conclusão. Líderes de projetos neófitos exigem mais orientação e supervisão durante todo o processo, ou, no mínimo, um mentor que pode confiar em dar conselhos prudentes e objetivos.

Má Comunicação / Gestão de Pessoal

Para que um projeto se desenvolva, a comunicação precisa e oportuna deve estar presente em todas as fases. O líder do projeto precisa expressar claramente o que é necessário e o que está acontecendo com fornecedores, contratados, membros da equipe / equipe e administradores. Os membros individuais da equipe / equipe também precisam se comunicar bem entre si. Mal-entendidos durante o planejamento e a execução levam a que tarefas não sejam executadas adequadamente. Corrigir a situação pode causar atrasos e orçamentos excessivos. Os colegas devem manter-se atualizados durante todo o processo para ajudar os cronogramas projetados a convergirem e os custos inesperados são mínimos.

Erro humano

Erros humanos variam de um ponto decimal omitido ou equivocado em um balanço para o equipamento ou suprimentos errados que estão sendo pedidos. Não importa qual seja a forma, os erros podem ser caros. A maioria das formas de erro humano pode ser mitigada demorando um pouco para verificar documentos, pedidos e verificar novamente quaisquer alterações à medida que elas ocorrem.

Perda através de dano ou avaria

Quando o equipamento chave é quebrado no local, danificado durante a instalação ou não funciona conforme o planejado, ele deve ser reordenado, substituído ou reparado para que o projeto volte ao bom caminho. Cada uma dessas situações pode representar uma despesa inesperada para o orçamento alocado. Uma porcentagem do orçamento de cada projeto deve ser reservada com antecedência para evitar desviar fundos das necessidades orçadas (até 30%).

Problemas de relacionamento com fornecedores

Problemas com fornecedores externos, fornecedores ou fornecedores podem afetar o orçamento do seu projeto. Use apenas fornecedores que tenham excelente reputação por serem confiáveis ​​e qualificados. A falta de profissionalismo, a incapacidade de cumprir prazos e trabalhos de má qualidade significam localizar outro fornecedor durante o projeto e pagar novas taxas para contratar um substituto.

Absenteísmo de empregado

Um certo grau de absenteísmo pode ocorrer devido a doença ou emergência, mas se for excessivo, impedirá o sucesso de um projeto. Os indivíduos escolhidos para liderar um projeto precisam ser totalmente investidos pessoalmente para concluí-lo e escolhidos cuidadosamente pela gerência. Se os funcionários tiverem que ser substituídos no meio do projeto, os atrasos provavelmente se devem à curva de treinamento / aprendizado que a nova pessoa deve passar. Se um número de funcionários for perdido e não for substituído, concluir a tarefa em questão será mais difícil, com menos pessoas tendo mais tarefas.

Obra pobre

As tarefas atribuídas não devem ser concluídas apenas no prazo, elas também devem ser bem executadas. O desempenho insatisfatório do trabalho que exige mais de um ajuste ou revisão custa mais dinheiro devido a exigências de horas extras e pode prejudicar qualquer orçamento. Ter profissionais qualificados e experientes em um projeto pode fazer toda a diferença.

Fatores ambientais

Pouco pode ser feito sobre intempéries ou desastres naturais. Um projeto pode ser deixado de lado inesperadamente e indefinidamente devido a condições que impedem que os membros da equipe cheguem ao local, atrasem a entrega de suprimentos ou resultem em perda parcial ou total. Recuperar-se desse tipo de revés não é uma questão simples, mas é sábio alocar dinheiro para o seguro nos estágios iniciais de planejamento de um projeto.

Falta de previsão

O planejamento deficiente é responsável pela maioria das deficiências orçamentárias. Simplificando, quando menos fundos do que o necessário são alocados para um projeto, é uma certeza que mais dinheiro será necessário para que o projeto seja concluído. Não entender o que é exigido financeiramente para um empreendimento, de salários a despesas gerais, pode levar à falta de fundos nos estágios iniciais.

Alocação deficiente de recursos

Os fundos orçados devem ser usados ​​com prudência para evitar gastos exorbitantes em áreas não vitais. Gastar muito dinheiro em uma área e não o suficiente em outra pode pôr em risco todo o projeto, especialmente em uma pequena empresa com recursos limitados. Um exemplo seria a construção / renovação de uma cozinha em que os custos foram cortados usando materiais de pavimentos mais baratos, a fim de permitir equipamentos muito mais sofisticados e pesados. Após a instalação do piso, os aparelhos foram entregues. O piso abaixo do padrão foi danificado quando os aparelhos foram trazidos, e novos pisos agora devem ser encomendados. Não apenas o cronograma foi afetado, mas também o orçamento. Uma melhor escolha seria encomendar pisos e aparelhos de boa qualidade, com preços moderados, para manter o orçamento sob controle e o projeto dentro do cronograma.

Recomendado

Lista de empresas de encomendas por correio dos EUA
2019
Meu senhorio pode vir sem ser anunciado?
2019
Que informações você coloca em uma folha de rosto de fax para um currículo?
2019