10 razões pelas quais os projetos vão além do orçamento

Estatisticamente, pelo menos 85% de cada projeto está acima do orçamento em algum grau. Isto é frequentemente devido a imprevistos além do controle humano. Felizmente, você pode influenciar as probabilidades a seu favor se tiver consciência do que poderia dar errado. Ao deixar espaço no seu orçamento para o inesperado e desenvolver um plano de contingência, você pode diminuir a probabilidade de ficar sem fundos.

Inexperiência do Líder do Projeto

A inexperiência do líder de um projeto pode significar que qualquer aspecto dele pode ser mal administrado inadvertidamente, incluindo o orçamento. Embora seja verdade que há uma primeira vez para cada empreendimento, um líder de projeto que é novo nas responsabilidades da posição pode encontrar mais obstáculos do que aquele que é bem versado em ver um projeto desde o início até a conclusão. Líderes de projetos neófitos exigem mais orientação e supervisão durante todo o processo, ou, no mínimo, um mentor que pode confiar em dar conselhos prudentes e objetivos.

Má Comunicação / Gestão de Pessoal

Para que um projeto se desenvolva, a comunicação precisa e oportuna deve estar presente em todas as fases. O líder do projeto precisa expressar claramente o que é necessário e o que está acontecendo com fornecedores, contratados, membros da equipe / equipe e administradores. Os membros individuais da equipe / equipe também precisam se comunicar bem entre si. Mal-entendidos durante o planejamento e a execução levam a que tarefas não sejam executadas adequadamente. Corrigir a situação pode causar atrasos e orçamentos excessivos. Os colegas devem manter-se atualizados durante todo o processo para ajudar os cronogramas projetados a convergirem e os custos inesperados são mínimos.

Erro humano

Erros humanos variam de um ponto decimal omitido ou equivocado em um balanço para o equipamento ou suprimentos errados que estão sendo pedidos. Não importa qual seja a forma, os erros podem ser caros. A maioria das formas de erro humano pode ser mitigada demorando um pouco para verificar documentos, pedidos e verificar novamente quaisquer alterações à medida que elas ocorrem.

Perda através de dano ou avaria

Quando o equipamento chave é quebrado no local, danificado durante a instalação ou não funciona conforme o planejado, ele deve ser reordenado, substituído ou reparado para que o projeto volte ao bom caminho. Cada uma dessas situações pode representar uma despesa inesperada para o orçamento alocado. Uma porcentagem do orçamento de cada projeto deve ser reservada com antecedência para evitar desviar fundos das necessidades orçadas (até 30%).

Problemas de relacionamento com fornecedores

Problemas com fornecedores externos, fornecedores ou fornecedores podem afetar o orçamento do seu projeto. Use apenas fornecedores que tenham excelente reputação por serem confiáveis ​​e qualificados. A falta de profissionalismo, a incapacidade de cumprir prazos e trabalhos de má qualidade significam localizar outro fornecedor durante o projeto e pagar novas taxas para contratar um substituto.

Absenteísmo de empregado

Um certo grau de absenteísmo pode ocorrer devido a doença ou emergência, mas se for excessivo, impedirá o sucesso de um projeto. Os indivíduos escolhidos para liderar um projeto precisam ser totalmente investidos pessoalmente para concluí-lo e escolhidos cuidadosamente pela gerência. Se os funcionários tiverem que ser substituídos no meio do projeto, os atrasos provavelmente se devem à curva de treinamento / aprendizado que a nova pessoa deve passar. Se um número de funcionários for perdido e não for substituído, concluir a tarefa em questão será mais difícil, com menos pessoas tendo mais tarefas.

Obra pobre

As tarefas atribuídas não devem ser concluídas apenas no prazo, elas também devem ser bem executadas. O desempenho insatisfatório do trabalho que exige mais de um ajuste ou revisão custa mais dinheiro devido a exigências de horas extras e pode prejudicar qualquer orçamento. Ter profissionais qualificados e experientes em um projeto pode fazer toda a diferença.

Fatores ambientais

Pouco pode ser feito sobre intempéries ou desastres naturais. Um projeto pode ser deixado de lado inesperadamente e indefinidamente devido a condições que impedem que os membros da equipe cheguem ao local, atrasem a entrega de suprimentos ou resultem em perda parcial ou total. Recuperar-se desse tipo de revés não é uma questão simples, mas é sábio alocar dinheiro para o seguro nos estágios iniciais de planejamento de um projeto.

Falta de previsão

O planejamento deficiente é responsável pela maioria das deficiências orçamentárias. Simplificando, quando menos fundos do que o necessário são alocados para um projeto, é uma certeza que mais dinheiro será necessário para que o projeto seja concluído. Não entender o que é exigido financeiramente para um empreendimento, de salários a despesas gerais, pode levar à falta de fundos nos estágios iniciais.

Alocação deficiente de recursos

Os fundos orçados devem ser usados ​​com prudência para evitar gastos exorbitantes em áreas não vitais. Gastar muito dinheiro em uma área e não o suficiente em outra pode pôr em risco todo o projeto, especialmente em uma pequena empresa com recursos limitados. Um exemplo seria a construção / renovação de uma cozinha em que os custos foram cortados usando materiais de pavimentos mais baratos, a fim de permitir equipamentos muito mais sofisticados e pesados. Após a instalação do piso, os aparelhos foram entregues. O piso abaixo do padrão foi danificado quando os aparelhos foram trazidos, e novos pisos agora devem ser encomendados. Não apenas o cronograma foi afetado, mas também o orçamento. Uma melhor escolha seria encomendar pisos e aparelhos de boa qualidade, com preços moderados, para manter o orçamento sob controle e o projeto dentro do cronograma.