10 regras para a etiqueta apropriada da reunião de negócios

A adesão à etiqueta apropriada para uma reunião de negócios estabelece respeito entre os participantes da reunião, ajuda a reunião a começar e a terminar no horário e promove uma atmosfera de cooperação. A falta de etiqueta e o mau planejamento são duas das principais razões pelas quais muitas reuniões de negócios fracassam. Ensine a etiqueta de reunião de negócios dos seus funcionários para garantir que as reuniões da sua empresa sejam eficazes.

1. Chegue cedo (sem desculpas)

Chegue ao local da reunião de negócios com pelo menos 15 minutos de antecedência. Isso mostra respeito e permite que você encontre um assento e se posicione antes do início da reunião.

2. Siga a Agenda

O presidente da reunião deve distribuir uma agenda para cada participante com pelo menos uma semana de antecedência. Os participantes devem ligar para o presidente para expressar quaisquer preocupações sobre a agenda pelo menos 48 horas antes da reunião. O presidente e o participante em questão terão tempo para determinar se as mudanças precisam ser feitas. A agenda também deve mencionar os horários de início e término da reunião.

3. Esteja completamente preparado

Cada participante deve comparecer à reunião com todos os materiais e dados necessários e compreender o tópico da reunião. Todo o propósito da reunião é discutir o tópico em questão. Você desperdiçou o tempo de todos, se você não está preparado para contribuir.

4. Faça pausas regulares

As reuniões devem ter uma pausa a cada duas horas para garantir que os participantes permaneçam focados. Apontar para pausas de cerca de 20 minutos de duração e pausas para refeição em torno de 30 minutos de duração.

5. Siga o Código de Vestimenta

O presidente deve indicar que tipo de traje é exigido para a reunião, seja formal de negócios ou formal de negócios, e os participantes devem seguir essa regra. Uma listagem representativa do traje seria útil, pois os participantes podem ter opiniões diferentes sobre o que é formal e informal de negócios. Por exemplo, ao listar a reunião como formal de negócios, você pode indicar que uma camisa de botão e calças cáqui são suficientes.

6. Fale por sua vez

Mantenha a reunião organizada apenas falando quando tiver a palavra. Faça perguntas durante o período de perguntas designado e levante a mão para ser reconhecido pelo presidente como tendo a palavra. Não interrompa alguém enquanto ele estiver falando ou fazendo uma pergunta.

7. Ouça, escute realmente

Você pode descobrir que muitas das perguntas que você tem sobre um tópico são respondidas pelo conteúdo da reunião. Ouça atentamente a reunião e faça anotações. A escuta ativa é respeitosa e oferece uma base sólida para formular sua resposta.

8. Mantenha a calma

Evite hábitos nervosos, como bater com uma caneta na mesa, fazer ruídos audíveis com a boca, farfalhar papéis ou bater com os pés no chão. Isso distrai os outros participantes e faz você parecer ansioso, mesmo que não seja.

9. Seja educado com o seu telefone

Desligue o celular antes do início da reunião. Se você estiver esperando uma ligação urgente, defina seu telefone para vibrar e desista da reunião se a chamada chegar. A menos que os laptops tenham sido aprovados para a reunião, desligue-a e abaixe a tela para não obstruir ninguém. Visão.

10. Não traga convidados

Não traga convidados sem aviso prévio para uma reunião. Se você tiver alguém que gostaria de levar para uma reunião, entre em contato com o presidente para obter permissão para trazer seu convidado. Se a permissão não for concedida, não o traga.