10 dicas para a etiqueta de e-mail comercial

O e-mail comercial praticamente substituiu a correspondência impressa, mas isso não significa que essa abordagem mais rápida à comunicação deva ser menos profissional do que sua contraparte tradicional. Etiqueta de e-mail comercial pode realmente ter mais requisitos do que o correio tradicional, especialmente quando se trata de utilizar recursos de e-mail, como encaminhamento, CC e BCC.

Use uma linha de assunto informativo

Selecionar a linha de assunto certa não apenas chama a atenção para seu e-mail, mas também é uma maneira inteligente de chamar a atenção para o assunto em questão e evitar confusão. Se você está escrevendo para agendar uma teleconferência, “Con Call” não é uma boa linha de assunto. "Chamada em conferência com o Joe's Warehouse" fornece mais informações aos destinatários e facilita a pesquisa em arquivos da caixa de entrada e de referência quando você precisa recuperar algo no futuro.

Seja judicioso na linha Enviar para

Qualquer um que já esteve envolvido em uma cadeia interminável de um e-mail “responder a todos” percebe que nem todo mundo precisa ser copiado em todos os e-mails o tempo todo. Ao decidir quem deve receber seu e-mail, pergunte-se se essa pessoa realmente precisa estar no circuito. Se você estiver agendando uma reunião com o seu CEO, por todos os meios, copie seu assistente e o assistente do seu chefe para ajudar a coordenar o processo, mas não há necessidade de incluir outros, a menos que eles tenham uma participação na reunião ou seu resultado.

Saiba quem a CC

Claro, há momentos em que é apropriado para CC ou copiar várias outras partes. Isso inclui quando o email é:

  • Encontrando horários para uma reunião de grupo

  • Pedir informações sobre uma ideia ou rascunho do projeto

  • Mantendo alguém como um gerente de projeto no loop de conversação

Muitas pessoas usam o recurso CC de email comercial para demonstrar aos outros que a ação está sendo tomada. Por exemplo, se você entrar em contato com um cliente em potencial, você pode CC seu chefe para indicar que a interação está indo bem como uma cortesia ou FYI.

Use cópia oculta principalmente para privacidade do destinatário

Cópia cega é mais uma questão de bom senso do que um assunto de etiqueta, mas há um tempo e lugar para seu uso, particularmente como um recurso de privacidade. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para um grupo grande, digamos para um determinado grupo de clientes, o uso do recurso Cco permite manter a lista de destinatários privada. Não use mal o recurso, no entanto, fazendo loops em partes impróprias para uma conversa que parece ser privada.

Tenha cuidado com os forwards

O recurso Encaminhar do e-mail é um método de e-mail comercial conveniente, mas potencialmente perigoso, se usado incorretamente. Ao encaminhar um e-mail, leia atentamente o conteúdo da mensagem inteira, principalmente se for uma cadeia, antes de pressionar Enviar. Em mensagens de grupo, às vezes, um destinatário é adicionado ou descartado, especialmente se houver uma conversa em andamento de natureza confidencial. Você não quer encaminhar inadvertidamente algo que exiba uma conversa ou material não destinado aos olhos deles.

Não use rotineiramente a resposta para todos

Como CCs e Forwards sem fim, o recurso Responder a Todos pode ser útil ou um incômodo. Considere se você realmente precisa responder a todos em um email de grupo ou se partes não envolvidas podem ser descartadas da cadeia. Isso é especialmente importante quando você está lidando com listas de grupos de e-mail.

Anexos de referência em seu e-mail

O e-mail facilita o compartilhamento rápido de documentos, apresentações, slides e fotos. No entanto, quando se trata de encaminhar um anexo, a maioria dos sistemas solta anexos após uma ou duas rodadas para economizar espaço no servidor. Se você estiver enviando um anexo para alguém, mencione-o em seu e-mail e verifique se ele está anexado antes de enviá-lo.

Pare de dizer "sim"

E pare de dizer "não" também. O e-mail comercial é uma maneira rápida de fazer perguntas rápidas aos colegas e, embora possa ser fácil responder com um rápido sim ou não, verifique se sua resposta é clara e não requer esclarecimentos. Se alguém fizer duas perguntas em um e-mail, responda com duas respostas e torne sua mensagem precisa.

Observe as atitudes básicas

O profissionalismo ainda é necessário nos e-mails comerciais, especialmente quando você envia e-mails a clientes ou superiores e ao lidar com problemas de atendimento ao cliente. Em particular, a primeira etapa de uma cadeia de e-mail deve começar com uma saudação como "Olá" ou "Caro". Use um bloco de assinatura no final do seu e-mail que inclua seu título e informações de contato.

Não abuse do recurso de alta prioridade

Não seja o garoto que chorou lobo, marcando tudo "urgente". É irritante, e seus colegas e clientes vão se ressentir com isso. Uma mudança na agenda de uma reunião com o chefe que começa em cinco minutos é urgente. Donuts grátis na sala de descanso na próxima sexta-feira não é.

Quando se trata de correspondência comercial, é sempre melhor errar do lado do profissionalismo e dos protocolos tradicionais de correspondência do que se tornar um flip ou desleixado.

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