3 tipos de documentos de negócios

As empresas lidam com centenas de tipos diferentes de documentos, mas os documentos geralmente podem ser classificados como informativos, negativos ou persuasivos. Os tipos de mensagens podem se sobrepor; por exemplo, uma mensagem pode ser negativa e informativa. Quase todos os documentos comerciais tentam usar a mensagem do documento para construir boa vontade, adaptando-se às necessidades do público-alvo. Os escritores adaptam documentos dependendo de diversas variáveis ​​de público, incluindo o tamanho, a posição e as características do público.

Documentos informativos

Os documentos informativos incluem demonstrações financeiras, boletins informativos, relatórios de pesquisa, resumos, notas de agradecimento e ajustes na conta. Transmittals são outra forma de mensagem informativa que explica o que está sendo enviado. Faxes e e-mails com anexos geralmente vêm com cartas de transmissão. Para fornecer a mensagem pretendida, os documentos informativos devem ser relevantes e breves, ou simples, se breves não forem possíveis. Documentos informativos positivos não precisam do mesmo nível de construção de boa vontade que documentos persuasivos ou negativos, mas mensagens informativas ainda devem mostrar consideração pelo público-alvo.

Documentos Negativos

Documentos negativos são usados ​​para vários fins, geralmente para desculpar ou explicar uma situação negativa. Tipos de documentos negativos incluem rejeições, avisos disciplinares, avaliações negativas de desempenho, demissões e demissões. Para construir ou reparar a boa vontade, os escritores de documentos negativos podem tentar reformular as informações como positivas ou persuasivas. Escritores de documentos negativos reformulados devem garantir que os elementos negativos ainda sejam compreendidos e que o público entenda a mensagem pretendida do documento.

Documentos Persuasivos

Documentos persuasivos tentam convencer o público a se inscrever no ponto de vista dos roteiristas. Anúncios, currículos, avaliações de desempenho e apelos para arrecadação de fundos são todos os tipos de documentos persuasivos. Escrever um documento persuasivo pode exigir um pouco mais de estratégia do que escrever outros tipos de documentos, porque o escritor deve prever e abordar possíveis objeções do público-alvo. Escritores de documentos persuasivos podem abordar as objeções do público apelando para as emoções e oferecendo razões para tomar medidas imediatas.

Edifício Goodwill

Além das outras finalidades, os documentos comerciais geralmente criam ou restauram a boa vontade com o público-alvo. A boa vontade permite que o público saiba que o remetente do documento é atencioso e amigável. Essa consideração aumenta a probabilidade de o público entender e agir na mensagem do documento. Os redatores de documentos demonstram boa vontade, organizando informações para atender às necessidades do público, enfatizando informações positivas, exibindo polidez e estruturando o documento de acordo com os padrões de negócios e do setor.

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