5 procedimentos para garantir a segurança da informação da folha de pagamento
A função crucial do departamento de folha de pagamento, juntamente com as informações confidenciais dos funcionários envolvidas, significa que a segurança é uma preocupação fundamental. O tipo de informação e a maneira como ela é armazenada influencia o quão bem você mantém as informações financeiras de seus funcionários, questões legais e informações pessoais protegidas.
Ambiente Físico Seguro
O layout físico do departamento de folha de pagamento afeta a segurança das informações. Todas as cópias físicas de documentos que contenham informações pessoais precisam ser bloqueadas em todos os momentos. Armários de arquivo com fechaduras funcionam bem para esse fim. Posicione mesas de trabalho para que as telas de computador não sejam visíveis da porta ou daqueles que estão andando nas proximidades. Mantenha as portas do escritório da folha de pagamento trancadas, com acesso apenas aos funcionários da folha de pagamento e à administração autorizada. Se algum documento for armazenado fora do local, escolha um local que permita manter os documentos bloqueados com acesso apenas por pessoal autorizado.
Acesso Limite
Além das precauções físicas, uma empresa precisa estabelecer diretrizes para o acesso às informações da folha de pagamento. Por exemplo, os funcionários individuais normalmente conseguem acessar seus próprios registros, mas outros funcionários não devem ter acesso às informações dos colegas. Determine quem tem acesso aos registros de cada funcionário e como o acesso é tratado. Traga as informações específicas para o funcionário em vez de permitir que ele as recupere. A supervisão enquanto o funcionário está no departamento de folha de pagamento também é fundamental para manter a segurança.
Estabelecer segurança eletrônica
Como a maior parte da folha de pagamento é tratada eletronicamente, a escolha do software e a segurança eletrônica da empresa são essenciais. Sua empresa precisa de um firewall para proteger seus sistemas e bancos de dados. A proteção por senha em todas as estações de computadores oferece proteção eletrônica adicional. Trabalhe com o departamento de tecnologia da informação ou com um consultor independente para atualizar sua segurança e realize verificações regulares para garantir que o sistema funcione corretamente.
Padronizar solicitações externas
Consultas externas para informações de folha de pagamento deixam você aberto a uma possível violação. Embora os credores, companhias hipotecárias e outras entidades com interesses financeiros possam contatá-lo, não há como verificar quem realmente está do outro lado da linha. Você pode receber ligações para verificar a renda de um funcionário ou de credores que desejam pagar salários. Crie um sistema padrão para indagar sobre essas informações por escrito. No caso de uma penhora, os canais legais apropriados precisam ser seguidos. Treine todos os funcionários da folha de pagamento sobre os procedimentos apropriados para liberar qualquer informação pessoal sobre os funcionários.
Corretamente Lidar com Descarte
Uma quantidade menor de documentos e informações disponíveis significa menos possibilidade de violação de segurança. Quando possível, limite o número de itens mantidos, a menos que seja necessário por motivos fiscais ou de auditoria. Quando você se livrar de documentos, o descarte adequado é essencial. Estabelecer diretrizes para o manuseio de documentos confidenciais, que devem incluir a destruição segura dos materiais.