5 etapas do processo de comunicação no local de trabalho

Como proprietário de uma pequena empresa, você provavelmente passará a maior parte do dia se comunicando - comunicando-se com seus funcionários, clientes, clientes potenciais, fornecedores e quem sabe quem. Assim, parece uma idéia inteligente refrescar sua memória sobre as cinco etapas do processo de comunicação, para que você possa aperfeiçoar suas habilidades. O engenheiro eletricista Claude Elwood Shannon publicou o que ficou conhecido como "a mãe" de todos os modelos de comunicação em um jornal de matemática em 1948. Suas idéias continuam, misturadas com alguns desafios contemporâneos, que os pequenos empresários enfrentam no local de trabalho.

Formule uma ideia

Para muitos proprietários de empresas, a formulação de uma ideia para uma mensagem é o passo mais fácil no processo de cinco etapas, porque há um ímpeto. A mensagem geralmente se enquadra na categoria de “boas notícias” (“ estou lhe dando uma promoção! ”) Ou na categoria de notícias não tão boas (“ Esse cliente descontente apresentou outra queixa ”).

Desafio para o pequeno empresário: uma vez que você tenha atraído a atenção de alguém, pode ser tentador trazer outros assuntos para a mesa também. Mas não se arrisque a diluir ou confundir sua mensagem; ficar com um tema e manter o foco diretamente sobre ele sozinho.

Codifique e desenvolva a mensagem

"Codificação" é outra maneira de dizer converter ou traduzir uma ideia em uma mensagem. Se você já pensou: “Eu sei o que quero dizer; Eu simplesmente não sei como dizer ”, então você provavelmente está preso na etapa de codificação. Pode ser mais complicado do que muitos pequenos empresários pensam.

Desafio para o pequeno empresário: Leve o seu tempo com este passo importante e, como os escritores costumam fazer, “fale” através de remendos difíceis. Escolha suas palavras com cuidado, selecionando palavras e termos claros e diretos. Evite perguntas retóricas, que podem confundir o destinatário da sua mensagem.

Mensagem viaja por um meio

Primeiro, você precisa decidir qual meio é o mais adequado para sua mensagem antes de enviá-la. A maioria das comunicações ocorre em mídias visuais ou auditivas. Considere um encontro presencial como uma combinação dos dois, o que pode ser ideal para seus propósitos, pois você pode reforçar suas palavras com dicas não-verbais.

Desafio para o proprietário da empresa: considere o ambiente em que a mídia reside. Isso pode interferir na decodificação precisa da sua mensagem. Se, por exemplo, um ambiente estiver excessivamente quente, barulhento ou perturbador, reconsidere sua escolha.

Destinatário recebe e decodifica mensagem

Não há dúvida de que este pode ser o passo mais precário no processo de comunicação. E se você estiver escolhendo uma reunião cara a cara com um funcionário ou cliente, é provável que você perceba esse fato no segundo em que vê uma expressão confusa no rosto do destinatário.

Desafio para o pequeno empresário: lembre-se de colocar o foco onde ele pertence: na interpretação da mensagem pelo destinatário . (Simplificando, você teve sua vez; agora é dele.) Ele pode fazer perguntas enquanto tenta interpretar, analisar e entender a mensagem, mas nem sempre. Dê-lhe um pouco de tempo para fazê-lo.

O feedback do destinatário conclui o processo

O feedback é crucial para o processo de comunicação em cinco etapas, pois ajuda a garantir que a mensagem seja entendida corretamente. Em encontros cara a cara, o feedback pode ser processado imediatamente, o que oferece uma vantagem. Uma comunicação por escrito e resposta (como em um e-mail) pode ser preferida por pequenos empresários que pleitear a pressão do tempo. Mas entre o potencial de atrasos e palavras e ênfases mal interpretadas, isso pode minar as melhores intenções de um proprietário de negócios.

Desafio para o pequeno empresário: Mesmo que o seu destinatário esteja concordando - sempre um bom sinal - tome o passo extra de pedir a ele para reformulá-lo para seu benefício. Esta é uma habilidade de escuta ativa, que é elogiada, porque pode atenuar falhas de comunicação. Não foi criado por Claude Elwood Shannon, mas é provável que ele tenha aprovado seu estilo direto. Ele sabia, assim como qualquer pessoa, quantos obstáculos podem interferir na atividade de comunicação bidirecional “simples”.

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