7 passos para uma empresa sem papel
Em uma empresa sem papel, você pode substituir filas de arquivos e pilhas de árvores mortas com vasos de plantas e espaço livre. Converter arquivos existentes em um formato eletrônico facilita o armazenamento, o compartilhamento e a pesquisa. Com o sistema de backup eletrônico correto, um escritório sem papel também está protegido contra arquivos perdidos ou danificados.
Obter o Buy-in do funcionário
Se seus funcionários estiverem hesitantes ou resistentes à mudança para um escritório sem papel, você nunca fará o switch com sucesso. Inicie discussões com antecedência e muitas vezes com o maior número possível de funcionários sobre alternativas sem papel para seus fluxos de trabalho atuais. Identifique os membros da equipe que estão mais interessados em mudar para o formato sem papel e envolva-os em projetos piloto para converter seções do negócio. Por exemplo, uma recepcionista pode adquirir o hábito de enviar mensagens de voz por e-mail em vez de anotá-las.
Arquivos Pare Down
Não faz sentido escanear e converter documentos que você não precisa, em primeiro lugar. Comece classificando gabinetes de arquivo existentes ou pilhas de papel e removendo material desatualizado, como memorandos antigos ou manuais vencidos, que você simplesmente não precisa. Consulte seu advogado e contador para saber quantos anos de recibos e registros de negócios você deve manter.
Digitalizar e documentos existentes do OCR
Compre um scanner que vem com o software OCR, que digitaliza documentos em arquivos PDF ou Word pesquisáveis automaticamente. Um scanner de alto volume e frente e verso que aceita vários tamanhos de papel, de recibos a folhas de tamanho ofício, deve atender às necessidades da maioria dos locais de trabalho. Para escritórios que não podem evitar a varredura de grandes volumes de documentos regularmente, considere dar a cada funcionário um scanner de mesa para eliminar linhas em uma máquina maior.
Inscreva-se para o faturamento sem papel
A maioria das empresas oferece opções de faturamento sem papel, nas quais enviam faturas e recibos por e-mail, em vez de enviá-las por e-mail. Isso não apenas reduzirá sua carga de papel, mas alguns varejistas até mesmo oferecerão um desconto ou bônus se você desativar o correio em papel. Certifique-se de que o destinatário designado salve esses registros em um local central, não em sua conta de e-mail pessoal, para garantir acesso futuro.
Mudar para fax eletrônico
Serviços on-line, como eFax e FaxZero, acoplados a um scanner, podem substituir completamente um aparelho de fax tradicional. Entregue seu aparelho de fax eletrônico e receba os faxes recebidos como PDFs enviados por e-mail. Envie um fax fazendo o upload de um arquivo PDF digitalizado ou gerado por computador. Esses serviços podem até mesmo gerar automaticamente uma folha de rosto para você.
Shred restantes documentos
Jogar anos de registros de clientes e impostos na lata de lixo pode ser um presente inesperado para um ladrão ou um concorrente intrometido. Certifique-se de tomar precauções ao descartar documentos digitalizados, como contratar uma empresa de trituração para destruir registros confidenciais.
Faça backup de seus arquivos eletrônicos
Se você não fizer backup de seus arquivos, um único disco rígido com falha ou sobrecarga de energia pode acabar com todo o seu histórico de negócios. Configure um repositório de arquivos central, como um servidor compartilhado, e faça backup de seu conteúdo regularmente em um servidor externo externo. Um plano de backup geograficamente distribuído protege você contra falhas no disco rígido, bem como ameaças baseadas em localização, como terremotos ou incêndios.