Vantagens e desvantagens de um escritório sem papel
É um mundo digital, e todo proprietário de empresa é inundado por encontrar outra solução para agilizar o trabalho e levar as coisas "à nuvem". O uso de papel sem papel tem muitas vantagens para os proprietários de empresas. perguntando-se exatamente o que eles deveriam manter em um espaço digital, e o que deveriam relegar a métodos de papel antiquados.
Vantagem: economia significativa de custos
Manter tudo armazenado em um formato digital, seja em unidades de computador, pen drives ou em sistemas baseados em nuvem, é mais barato do que imprimir e armazenar em papel. Isso elimina o custo de serviços de destruição de papelada com informações confidenciais. Algumas empresas têm salas inteiras e unidades de armazenamento dedicadas ao arquivamento de papel. Sistemas sem papel eliminam esse custo.
Desvantagem: hábitos do consumidor
Muitas empresas têm sistemas de ponto de venda que fazem tudo em um tablet. Embora isso seja rápido e eficiente para o proprietário da empresa e sua equipe realizarem transações, isso pode deixar os clientes preocupados em sair sem um recibo em papel. Alguns consumidores gostam de revisar as coisas no papel e não querem imprimir suas transações mais tarde.
Vantagem: velocidade de informação
Quando tudo é armazenado digitalmente, versus no papel em arquivos, a acessibilidade se torna rápida e fácil. Funcionários, consumidores e proprietários de empresas têm acesso a todos os dados, contratos e arquivos do consumidor com apenas alguns cliques do mouse. Isso elimina a necessidade de localizar o arquivo ou formulário, que salva a cada vez.
Desvantagem: Hackers Potenciais
Quando as informações são armazenadas em papel e bloqueadas em gabinetes de arquivos, alguém precisaria ter acesso físico aos documentos para roubar informações. Os hackers não precisam se preocupar com isso quando tudo é armazenado digitalmente. Os donos de empresas costumam ficar ocupados demais para atualizar as proteções contra vírus e software, facilitando a instalação de spywares, roubo de informações ou seqüestro de dados por parte de hackers.
Vantagens: força de trabalho móvel
Passando do papel para o armazenamento digital, particularmente por meio da tecnologia baseada em nuvem, manter as informações baseadas na Internet tornou mais fácil a contratação de funcionários. Há mais flexibilidade para se encontrar com clientes fora do escritório ou passar um dia trabalhando em casa. Os funcionários podem acessar todas as informações on-line, de forma rápida e fácil. Muitas vezes, os funcionários remotos nem trabalham na mesma cidade que o proprietário da empresa, o que significa que um novo grupo de talentos também está disponível para os empregadores.
Desvantagem: problemas de hardware ou software
Quando tudo é armazenado digitalmente, existe o potencial de um sistema falhar e toda a informação se perder. Certifique-se de fazer backup das informações regularmente para facilitar o processo de recuperação. No entanto, isso ainda cria uma interrupção no serviço para as empresas, da mesma forma que uma interrupção de energia ou um problema no servidor de Internet interromperia as operações. Os proprietários de empresas devem ter planos de contingência, no caso de uma falha na acessibilidade da informação digital.
Aviso
Alguns documentos devem ser assinados com tinta, com uma cópia entregue ao consumidor e outra mantida no arquivo. Isso é comum nos setores de serviços financeiros. Em casos como este, deixar de usar papel sem papel não é uma opção, devido às ramificações legais envolvidas no não cumprimento.