Balancetes usando o Excel
Administrar um negócio de sucesso exige muito mais do que aparecer no escritório e promover seus produtos ou serviços. Os pequenos empresários bem-sucedidos entendem que saber sempre onde seus negócios estão financeiramente é essencial para um bom marketing e planejamento. Conhecer a situação financeira atual de sua empresa ajuda você a definir metas de receita e vendas, além de avaliar o desempenho de sua empresa. Manter um balancete atualizado em mãos permite que você saiba exatamente como sua empresa está indo agora ou até mesmo como isso pode acontecer no futuro. As planilhas do Microsoft Excel são uma plataforma ideal para criar e manter balanços para análise ou planejamento interno. Além disso, se você precisar fornecer informações financeiras atuais para sua empresa para uma parte externa, como um contador ou potencial investidor, é provável que uma planilha do Excel seja o formato preferido para os dados.
Básico do Balanço
Em sua forma mais simples, um balanço patrimonial nada mais é do que uma lista de ativos e passivos para o seu negócio. Os ativos que você lista em um balanço geralmente consistem em dinheiro que sua empresa tem em mãos e em contas bancárias, bem como em propriedades e equipamentos. Alguns balanços também listam recebíveis ou outros valores devidos ao negócio como ativos também. Os passivos listados no balanço patrimonial geralmente incluem salários ou pensões devidos, aluguéis ou serviços públicos a pagar e outras obrigações de curto e longo prazo. Depois de listar todos os seus ativos e passivos no balanço patrimonial, subtrair o montante total de passivos do total de todos os ativos pode dar uma ideia razoavelmente boa da solidez financeira geral ou da fraqueza de seu negócio. Um balanço que mostra uma grande quantidade de ativos em relação ao passivo geralmente indica que o negócio é estável e solvente. Considerando que, um negócio com responsabilidades consideravelmente mais do que ativos pode precisar de capital de investimento externo ou um bom plano para aumentar a receita rapidamente.
Elementos fundamentais de um balanço do Excel
Praticamente todos os balanços seguem um formato de layout relativamente similar - os ativos ficam na coluna da esquerda e os passivos são exibidos na coluna da direita. Isso geralmente é verdadeiro, independentemente de você fazer um balanço ou criá-lo no Microsoft Excel. Ao trabalhar com uma planilha do Excel, suas seções de ativos e passivos devem conter algumas categorias básicas. No lado Ativos do balanço, você deve ter seções para ativos atuais e fixos. Os ativos circulantes incluem seu caixa atual, contas a receber, despesas antecipadas e investimentos de curto prazo. Os ativos fixos geralmente são terrenos ou edifícios que o negócio possui, equipamentos, investimentos de longo prazo e móveis e utensílios. Da mesma forma, é necessário incluir entradas para as obrigações atuais e de longo prazo no lado do Passivo do balanço. Passivo circulante são valores a serem pagos agora ou no futuro próximo, como contas a pagar, salários, empréstimos de curto prazo, pagamentos atualmente vencidos em obrigações de longo prazo e impostos devidos. Listar hipotecas ou outras obrigações de longo prazo na seção de passivos de longo prazo da folha. Se a sua empresa for uma corporação, você também deve adicionar uma seção de Capital do Acionista ao lado do Passivo do balanço patrimonial para mostrar valores devidos ao acionista para investimentos de capital.
Usando fórmulas e planilhas adicionais
De um modo geral, a maioria dos balanços consiste em uma única página para ajudar os leitores a obter uma visão geral rápida de onde um negócio se encontra financeiramente. A preparação dos números para um balanço, no entanto, geralmente exige muitos cálculos por si só. Por exemplo, na seção Equipamentos da coluna Ativos do seu balanço, você insere um único valor total para todos os equipamentos que sua empresa possui. No entanto, esse total pode consistir em muitas ferramentas individuais ou valores de custo do componente. Portanto, você pode usar planilhas adicionais na pasta de trabalho que contém o balanço para criar sub-totais de páginas para suas categorias. Fórmulas em um balanço são relativamente simples e geralmente não exigem nada além de usar o recurso “Soma” no Excel. Use o mouse para destacar todas as figuras em uma subcategoria e, em seguida, clique no botão "Soma" na barra de ferramentas para adicioná-las todas juntas e exibir um total. Você pode então usar uma simples fórmula do tipo "= A2 + D2 + F2 + H2" em uma célula para adicionar todos os totais das subcategorias para chegar ao total da sua coluna. Faça o mesmo para as colunas de ativos e passivos no seu balanço.
Não há necessidade de reinventar a roda
Embora a criação de um balanço simples seja relativamente simples, realmente não há necessidade de fazê-lo. No site do Microsoft Office e em inúmeros outros sites relacionados ao Excel, você pode baixar e instalar modelos de balancete para usar com o Microsoft Excel. Os balanços disponíveis variam de planilhas de dados muito simples, que exibem apenas as categorias mais básicas de ativos e passivos, até planilhas avançadas, que detalham as categorias de itens como depreciação, lucros acumulados e quantias duvidosas ou não cobráveis. Com o Excel 2010, o download de um modelo de balanço do site Office.com é tão fácil quanto clicar em "Arquivo" e "Novo" na barra de opções e digitar "balanço" na caixa de pesquisa na janela Modelos disponíveis. Em seguida, o Excel se conecta ao site de modelos do Office e apresenta vários modelos criados pela Microsoft e por usuários, que você pode baixar e começar a usar imediatamente.