Regras bancárias para organizações sem fins lucrativos
Organizações sem fins lucrativos precisam de contas bancárias para arrecadar as receitas usadas para levar adiante a missão da organização sem fins lucrativos. Uma organização sem fins lucrativos é uma corporação que recebe o status de "organização isenta" pelo Internal Revenue Service. Os bancos geralmente seguem as mesmas regras para abrir e manter contas do que com organizações com fins lucrativos com algumas variações. Bancos individuais e organizações sem fins lucrativos individuais podem ter suas próprias regras e regulamentos para maior segurança.
Regra do Proprietário Beneficiário
A Rede de Execução de Crimes Financeiros estabelece regras para ajudar a prevenir a lavagem de dinheiro e outros crimes financeiros. Uma dessas regras do FinCEN é a regra do "beneficiário do proprietário" que exige que os bancos confirmem que o proprietário de uma nova conta é uma pessoa ou entidade real. As organizações sem fins lucrativos estão isentas dessa regra, embora os bancos ainda precisem "conhecer seu cliente" e realizar a devida diligência na prevenção de crimes financeiros.
Embora essa não seja uma regra com a qual a maioria das organizações sem fins lucrativos deva se preocupar, o banco segue regras e, potencialmente, sinaliza contas em que há uma preocupação com a propriedade e a intenção. Organizações sem fins lucrativos podem estabelecer protocolos internos para garantir que as alterações de pessoas-chave sem fins lucrativos sejam abordadas de forma a evitar um sinalizador de banco. Um exemplo de protocolo é manter um mínimo de dois nomes de oficiais na conta em todos os momentos, mas não permitir que ambos sejam alterados no mesmo ano. Desta forma, há sempre consistência.
Abrindo Contas
Verifique com seu banco específico quais são os requisitos internos para abrir novas contas sem fins lucrativos. No mínimo, traga a documentação da incorporação, o número de identificação fiscal do IRS e a carta de isenção do IRS. A maioria dos bancos também deseja a ata da última reunião e a eleição dos dirigentes assinada pelo Secretário. O Secretário deve estar presente ao abrir a conta ou fazer quaisquer alterações. Normalmente, o tesoureiro e pelo menos um outro oficial são nomeados como signatários na conta.
O banco pode não exigir uma assinatura dupla para cheques, o que significa que duas pessoas precisam assinar qualquer cheque ou cheque em um determinado valor, digamos $ 100. No entanto, uma organização sem fins lucrativos deve incorporar isso em seu estatuto como prática padrão para fornecer proteção contra transações não autorizadas.
É aconselhável que as organizações sem fins lucrativos criem uma política em que a pessoa que lida com o dinheiro não seja a pessoa que assina os cheques. Se a mesma pessoa fizer as duas coisas, deve sempre haver duas pessoas contando e verificando os depósitos.
As atas das reuniões devem refletir a aprovação de grandes gastos ou itens do orçamento regular. A ata deve ser aprovada pelo conselho de administração da organização sem fins lucrativos para validade.
Pergunte ao representante do banco se existem programas disponíveis para organizações sem fins lucrativos. Alguns bancos renunciam a taxas mensais para organizações de caridade.
Relatórios de Pagamentos em Dinheiro
Os bancos seguem uma regra de pagamento em dinheiro imposta pelo IRS para FinCEN como parte do monitoramento de lavagem de dinheiro e ações antiterroristas. A regra estabelece que qualquer transação única ou duas ou mais transações relacionadas que correspondam a mais de US $ 10.000 em depósitos em dinheiro devem ser relatadas. O banco preenche o Formulário IRS 8300, Relatório de pagamentos em dinheiro acima de US $ 10.000 recebidos em uma transação ou negócio. Isso não é apenas para organizações sem fins lucrativos, mas as organizações sem fins lucrativos precisam entender que grandes angariadores de fundos, onde grandes depósitos em dinheiro e cheques são feitos ao longo de alguns dias, acionarão o relatório.
Na maioria das vezes, o relatório é apresentado como uma ação benigna. No entanto, se por qualquer motivo ele sinalizar a empresa, é imperativo que a organização sem fins lucrativos tenha uma contabilidade excepcional e minutos precisos de eventos e atividades de arrecadação de fundos. O não cumprimento das solicitações do IRS pode levar à revogação do status de organização sem fins lucrativos.