Dicas de carta de negócios

Embora grande parte da comunicação empresarial moderna escrita tenha a forma de correspondência por e-mail, ainda existe um lugar para a carta comercial tradicional. A carta comercial tende a ser mais formal que um e-mail e permite que você, como escritor, transmita um senso mais forte de profissionalismo e autoridade. Para ajudá-lo a compor uma carta comercial eficaz, algumas dicas podem ser benéficas.

Definir o objetivo

Antes de começar a escrever sua carta comercial, esclareça o propósito específico que você deseja alcançar. Isso ajudará a manter sua carta focada enquanto elimina informações irrelevantes. Os propósitos comuns incluem responder a uma reclamação do cliente, resumir os principais pontos de uma ligação telefônica recente, lembrar um cliente de uma conta vencida ou solicitar informações.

Mantenha a cortesia

Mesmo que sua carta envolva um assunto desagradável, como fazer uma reclamação ou pedir pagamento, mantenha um tom cortês por toda parte. Isto será tomado como um sinal de respeito pelo destinatário e lança-lo em uma luz mais positiva. Reconheça a situação do leitor com declarações como "Eu entendo que o rápido crescimento recente da sua empresa pode ter causado o lapso de seu excelente serviço ao cliente habitual" para manter o tom cordial.

Use os títulos apropriados

Ao dirigir-se a um destinatário do sexo masculino, fale com ele como "Sr." em vez de pelo primeiro nome dele. Para uma leitora, use "Ms." a menos que você saiba que ela prefere "Miss" ou "Mrs." Você também deve incluir o título comercial completo da pessoa, como "Diretor de Operações" junto com o nome e endereço dela e da empresa acima da saudação.

Mantenha-o curto

Uma carta comercial deve ser relativamente curta, não mais do que uma página, se possível. Se o destinatário estiver ocupado, há uma chance de que uma longa carta seja colocada de lado ou enterrada em uma cesta "In". Se a sua carta pede uma resposta imediata, isso pode atrasar o tempo de resposta ou possivelmente levar a nenhuma resposta.

Inclua um apelo à ação

Antes de fechar sua carta, sempre indique a ação específica que você deseja que o leitor faça, junto com um cronograma. Se você está pedindo pagamento, liste a data em que você precisa do dinheiro, bem como os métodos aceitáveis ​​de pagamento. Se você estiver escrevendo para transmitir uma informação específica, informe ao leitor a melhor maneira de entrar em contato com você caso ele tenha alguma dúvida.