Como responder o email de um subordinado
E-mail agiliza o processo de comunicação no escritório, mas também adiciona complexidades que os gerentes precisam estar cientes ao responder aos subordinados. Como as mensagens de e-mail são registradas, você perde a privacidade e tudo o que você incluir na mensagem ficará visível no futuro. Respostas inadequadas ou não profissionais podem levar a problemas no futuro.
Conteúdo
O conteúdo da sua resposta está diretamente relacionado à consulta ou informação fornecida pelo subordinado. Leia sua mensagem de e-mail completamente antes de responder para garantir que você tenha todas as informações e entenda o objetivo do e-mail. Responder com informações relevantes que respondam à pergunta ou respondam de outra forma à consulta inicial. Como você não pode garantir a segurança das informações compartilhadas nos e-mails, inclua somente informações públicas que não sejam consideradas confidenciais ou sigilosas. Por exemplo, nunca envie informações por e-mail sobre impostos ou dados pessoais de funcionários. Nos casos em que um funcionário solicita esse tipo de informação, responda com um e-mail para marcar um horário para discutir as informações em particular.
Tom
Geralmente, o tom é difícil de gerenciar no formato de email. É difícil descobrir o significado ou tom oculto quando você está lendo palavras na tela do computador. Isso significa que você precisa se esforçar ainda mais para usar um tom profissional e não agressivo em um email para um subordinado. É menos provável que seu funcionário se sinta ameaçado ou ofendido quando você usa uma linguagem profissional. Evite brincadeiras casuais ou pessoais no email que possam ser interpretadas como assédio ou contato inadequado com os subordinados.
Tempo de resposta
O objetivo da comunicação por email é compartilhar informações rapidamente com a capacidade de receber uma resposta imediatamente. Os funcionários geralmente precisam de informações de um supervisor ou gerente para prosseguir com um projeto. Uma resposta rápida permite que o funcionário avance quando tiver as informações necessárias de você. Se você esperar mais de 24 horas para responder, o funcionário pode começar a se perguntar se recebeu a mensagem. Para situações em que você precisa pesquisar a resposta à pergunta do subordinado, responda prontamente para que ele saiba que você está procurando as informações. Isso permite que ele saiba que você recebeu o e-mail, mas precisa de mais tempo para responder.
Dicas
Escreva uma política de e-mail da empresa, se você ainda não tiver uma no lugar. A política define os padrões para usar o sistema de e-mail da empresa para estabelecer expectativas de profissionalismo. Certifique-se de que suas respostas por email aos subordinados sigam os padrões definidos nesta política. Se a situação estiver emocionalmente carregada, como um funcionário que está reclamando de suas ações, escreva a resposta, mas espere para enviá-la. Releia o e-mail que você escreveu para garantir que ele permaneça profissional e se ajuste à política antes de apertar o botão Enviar.
Exemplo
Uma consulta comum a um supervisor é esclarecer o prazo ou tarefas específicas de uma tarefa. Por exemplo, um funcionário pode perguntar: "Qual é a data final do projeto de software? Quando são as reuniões para o projeto e preciso comparecer?" Ao responder, mantenha um tom profissional que não insulte ao responder todas as perguntas, como no exemplo a seguir. "O último projeto é devido em 15 de março. Favor participar de todas as reuniões de planejamento do projeto, que são às quartas-feiras às 10h. O plano de projeto disponível no programa de gerenciamento detalha o cronograma e as reuniões do projeto para referência futura." Você responde a todas as perguntas e fornece informações relevantes sem divagar ou ofender o subordinado.