Como auditar um arquivo de custódia de imóveis comerciais

As empresas de depósito mantêm dinheiro em nome de um comprador e vendedor em uma transação imobiliária comercial. Depois que todas as partes tiverem cumprido suas obrigações sob o contrato, a empresa de custódia liberará os fundos para o vendedor. Auditorias periódicas de empresas de custódia são exigidas pela maioria dos departamentos imobiliários do estado devido ao potencial de fraude, deturpação, manutenção de registros imprecisos e manuseio incorreto de fundos.

Prepare-se para a auditoria

Comece preparando uma lista de verificação básica para usar ao auditar os arquivos de depósito. Isso é especialmente importante se outras pessoas o ajudarem na auditoria, pois garante que todos sigam o mesmo formato. Imprima uma cópia da lista de verificação para cada arquivo que você irá auditar. As auditorias examinam uma pequena amostra de transações para tirar conclusões sobre a precisão do restante dos dados. Procure tipos diferentes de transações para obter uma amostra representativa de todos os arquivos da empresa. Se você encontrar inúmeros erros na primeira amostra, isso pode indicar um problema com os procedimentos da empresa. Puxe mais arquivos para ver se o mesmo problema está presente em uma amostra maior.

Rever arquivos para integridade

Cada arquivo deve conter certas informações relacionadas à transação de depósito. Compare o conteúdo do arquivo à sua lista de verificação de auditoria e compile uma lista de documentos perdidos. Você precisará dessas informações para concluir o relatório de auditoria quando terminar. Certifique-se de que as instruções de custódia estejam no arquivo e assinadas por todas as partes da transação. Essas instruções fornecem a autoridade limitada para o agente de custódia agir em nome do comprador e do vendedor em relação a uma transação específica. Verifique se todas as ações da empresa de depósito correspondem às instruções assinadas.

Verificar a segurança dos fundos de depósito

O dinheiro mantido em depósito é de propriedade do comprador e vendedor, não da empresa de depósito. A empresa é obrigada a manter os fundos de caução em uma conta bancária separada, que é designada como uma conta de garantia. A conta de garantia não pode ser usada para pagar qualquer despesa operacional da empresa, mesmo que o dinheiro seja pago antes do fechamento do depósito. Observe os extratos bancários, os registros de depósitos e os registros de cheques para verificar a origem de todos os fundos nas contas de depósito.

Relate seus resultados

Prepare um relatório no final da auditoria detalhando suas descobertas. Comece com um parágrafo listando o escopo da auditoria, os métodos de teste usados ​​e quaisquer exclusões. Se você não encontrou nenhum problema, poderá emitir uma opinião de auditoria não qualificada. Desvios menores dos princípios contábeis geralmente aceitos ou itens que não foram testáveis ​​devido ao escopo limitado da auditoria exigem uma opinião qualificada. Você deve emitir uma opinião adversa se achar que os registros da empresa não são precisos. Descreva suas descobertas e forneça recomendações para corrigir qualquer problema. Inclua uma lista de verificação para ajudar o cliente a lembrar de implementar todas as alterações. Isso também facilita a realização de uma auditoria de acompanhamento para verificar se os problemas foram corrigidos. Assine e date o relatório de auditoria quando estiver satisfeito de que está completo.