Como cegar copiar uma carta comercial
Normalmente, uma cópia impressa de uma carta comercial é enviada para um único destinatário. Em alguns casos, o remetente pode querer encaminhar uma cópia da carta a um ou mais outros indivíduos, indicados na carta como cópia carbono, ou cc, destinatários. Quando você não quiser que o destinatário principal ou os destinatários de cc da carta saibam que você enviou a carta a um terceiro, envie uma cópia oculta, também chamada de cópia de cortesia cega.
Cópia oculta
Inicialmente, cópia em carbono cego, ou bcc, foi usada para enviar uma cópia de uma carta comercial a um indivíduo ou a partes interessadas sem que seus nomes aparecessem na carta. O principal objetivo do uso de uma designação Cco é proteger a identidade ou a privacidade de um destinatário. Desde o surgimento do email, o uso do cco é uma cortesia que mantém os endereços de email de pessoas que não se conhecem confidenciais. Quando o endereço de e-mail de uma pessoa é inserido no campo Cco, outras pessoas que recebem uma cópia da correspondência comercial não sabem que outra pessoa está recebendo a carta.
Técnica
Geralmente, uma empresa ou organização envia a mesma carta para vários destinatários. Para produzir um Cco para cartas comerciais impressas, faça uma cópia extra. Digite ou escreva "cco:" e o nome da pessoa na parte inferior da sua cópia do arquivo e a cópia da carta do destinatário Cco após o fechamento e a assinatura. Esquerda justifique a informação para um formato correto de carta comercial. Envie para a pessoa para quem a cópia oculta se destina. Mesmo que o destinatário Cco possa ver os nomes do destinatário principal e de todos os destinatários cc da carta, esses indivíduos não saberão que existe um destinatário Cco. O remetente é a única pessoa que sabe que existe um destinatário Cco.
Riscos
A cópia cega de cartas comerciais de impressão tem sido uma prática comum para manter os outros informados sobre o progresso ou status de uma situação. Embora a cópia cega de uma carta proteja eletronicamente as informações de contato pessoal, ocultando o endereço de e-mail dos outros destinatários, o uso da função de e-mail “responder a todos” em alguns programas de e-mail padrão permite que o destinatário principal veja quem recebeu a comunicação. No Outlook Express, elimine o risco selecionando “Receber respostas enviadas para” nas opções de mensagem. Digite seu próprio endereço de e-mail. Mesmo que um destinatário pressione a tecla "responder a todos", somente o seu endereço aparecerá no campo "Para" e somente você receberá uma mensagem de resposta.
Etiqueta BCC
Embora você deva ser cauteloso com relação ao uso de bcc ao encaminhar correspondências comerciais, há situações em que isso pode ser prático. As organizações geralmente usam Cco quando enviam e-mails em massa, principalmente em relação a uma lista de e-mails para captação de recursos. Além disso, quando outras pessoas precisam saber sobre uma determinada situação, mas você sente que o destinatário principal da carta ficaria ofendido ou ficaria chateado por ter compartilhado as informações com outras pessoas, você pode decidir enviar uma carta. Uma alternativa é encaminhar um resumo das informações para os outros destinatários e informar ao destinatário principal da carta a quem você forneceu um resumo. Às vezes você pode achar necessário cegar a cópia de correspondência para alguém mais alto na cadeia de comando. Ao fazê-lo, mantém o pessoal responsável informado sobre uma situação sem ser perturbador para a pessoa para quem a carta é pretendida. A melhor maneira de evitar sentimentos ruins é enviar cartas ou correspondência por e-mail separadamente para cada pessoa.