Como calcular as despesas e depreciação de carros e caminhões para o IRS

O Internal Revenue Service permite despesas de transporte normais e necessárias como deduções contra a receita de negócios de um automóvel ou caminhão usado nos negócios. Se o veículo for de propriedade da empresa, pode ser depreciado, geralmente durante um período de cinco anos com algumas limitações.

1

Registre a leitura do odômetro inicial e final do veículo a cada ano para calcular o total de milhas percorridas. Mantenha um registro detalhado de todas as milhas relacionadas ao uso comercial. Isso inclui a milhagem local (não viagens durante a noite) viajando do local principal da empresa para outro local de trabalho, para o local do cliente ou cliente, para participar de reuniões de negócios, convenções ou seminários relacionados ao seu negócio, para pegar suprimentos ou produtos e ter o veículo reparado ou reparado. O IRS exige um registro contemporâneo de todas as milhas de negócios para reivindicar uma dedução. Isso significa manter um diário ou registro em que você insere milhas comerciais e o objetivo comercial da viagem todos os dias em que você usa o carro ou o caminhão para os negócios. O uso comercial para viagens de pernoite também é dedutível, mas esse uso é classificado como despesas de viagem e deve ser rastreado e registrado separadamente.

2

Mantenha os recibos de todos os serviços de manutenção e reparos de veículos, gás e óleo, taxas de estacionamento e pedágio, aluguel de garagem ou espaço, prêmios de seguro de automóveis, registro de pneus e veículos. Se o veículo for alugado, mantenha os recibos dos pagamentos do arrendamento. Se for financiado, mantenha um registro dos pagamentos de juros do empréstimo. O software de contabilidade é útil para registrar, organizar e rastrear essas despesas. A digitalização dos recibos no computador ou em um dispositivo de armazenamento eletrônico pode ajudar a manter as pilhas de recibos de papel no mínimo.

3

Use uma tabela de depreciação para calcular a despesa de depreciação permitida a cada ano. O IRS limita o valor total depreciável de carros e caminhões e o valor da despesa de depreciação permitida a cada ano. Em alguns casos, todo o valor depreciável do carro ou caminhão pode ser considerado como uma despesa no primeiro ano de uso como despesa da Seção 179. Nos anos subsequentes, apenas as despesas reais de negócios são dedutíveis.

4

Decida se deve reivindicar as despesas reais ou a dedução de milhagem padrão durante o primeiro ano em que o veículo é usado nos negócios. O IRS define a taxa de quilometragem padrão a cada ano e ajusta-a para refletir as alterações no custo de operação de um veículo. Se você colocar o veículo em uma programação de depreciação, não poderá obter a taxa de milhagem padrão. Em vez disso, você deve obter o valor da depreciação mais as despesas reais do ano. Calcule a dedução de despesas do veículo das duas formas: Use a depreciação (se a empresa possui o veículo) e as despesas reais e depois recalcule usando a taxa de milhagem padrão. Compare os resultados para determinar qual método é a melhor dedução. Se você usar as despesas reais no primeiro ano, não poderá mudar anos posteriores para a dedução de milhagem padrão. Se você tiver uma frota de cinco ou mais veículos, não poderá obter a taxa de milhagem padrão.

5

Reivindique somente a parte de uso comercial das despesas e depreciação se você também usar o carro ou caminhão como um veículo pessoal. Por exemplo, se você dirigir o veículo em um total de 16.000 milhas por ano, mas apenas 12.000 milhas são para fins comerciais, você pode reivindicar 75% das despesas e depreciação como despesas comerciais. Se você usar a taxa de milhagem padrão, multiplique a taxa por 12.000 milhas para calcular o valor dedutível.

Coisas necessárias

• Software de contabilidade de negócios
• Cronograma de depreciação
• Log de milhagem
• Software de digitalização (opcional)