Como o controle interno pode superar a fraude na folha de pagamento?
Mais de 11 por cento das fraudes no local de trabalho envolvem folha de pagamento, a perda média de tal fraude foi de US $ 48.000 e esquemas médios escaparam à detecção por quase 36 meses, de acordo com um estudo de 2012 da Association of Certified Fraud Examiners. A mera existência de mecanismos de controle interno não é suficiente; eles devem ser monitorados e aplicados. A adesão aos controles internos é a principal arma para superar a fraude na folha de pagamento e minimizar seu risco para os negócios.
Esquemas de folha de pagamento
Os métodos mais comuns de fraude na folha de pagamento são a criação de funcionários fictícios - ou "fantasmas" -, o envio de relatórios de despesas fraudulentos ou inflados e a reivindicação de horas diretas ou horas extras para o trabalho não realizado. Os pagamentos a funcionários fictícios representam o risco mais significativo de grandes perdas e são considerados o mais comum e dispendioso risco de fraude na folha de pagamento.
Empregados fantasmas
Pagamentos a funcionários fantasmas podem ser devastadores para um negócio. O esquema geralmente é configurado por um funcionário com acesso a registros de folha de pagamento ou alguém com a capacidade de criar registros falsos de funcionários. Os pagamentos são configurados para depósito em uma conta designada a que o autor ou um confederado tem acesso. Se o depósito direto não for utilizado, um funcionário intercepta cheques e os recebe em dinheiro ou depositados.
Controles Preventivos
Estabelecer controles internos que exijam a separação das obrigações da folha de pagamento. O pessoal que cria ou mantém dados e listas de folha de pagamento não deve ter permissão para fazer alterações ou adicionar funcionários sem a aprovação da gerência. As alterações na folha de pagamento devem ser aprovadas por dois indivíduos designados. As pessoas que calculam as taxas de pagamento e as horas acumuladas para a folha de pagamento não devem ter permissão para escrever cheques de folha de pagamento ou enviar as horas para pagamento por um serviço de folha de pagamento sem a aprovação do supervisor.
Ter contas de folha de pagamento reconciliadas mensalmente e revisadas pela gerência. Examine as informações da folha de pagamento para informações duplicadas da conta de depósito e números ou endereços repetidos da Previdência Social.
A maioria dos bancos fornece um serviço de pagamento positivo, em que os números de cheques, valores e nomes de funcionários fornecidos pela empresa são verificados em relação a qualquer verificação de folha de pagamento recebida. Se o depósito direto for usado exclusivamente, solicite que os funcionários levantem seus contracheques pessoalmente com identificação com foto pelo menos uma vez por ano em recursos humanos ou em outro departamento designado.
Pequenas empresas devem considerar a terceirização da folha de pagamento para um contratado, mas isso não elimina a exigência de uma auditoria mensal de todos os desembolsos feitos para garantir que apenas funcionários certificados sejam pagos.
Despesas infladas e folhas de tempo falsificadas
Relatórios de despesas falsas e folhas de horas falsificadas são outros tipos de fraude na folha de pagamento que exigem controles internos e métodos de prevenção. Defina uma política que exija prova de solicitações de reembolso de despesas. Exigir despesas acima de uma quantia em dólar designada para obter aprovação antecipada da gerência. Também exigem a aprovação de aumentos significativos nas horas de trabalho que excedam o horário normal de um funcionário, incluindo horas extras. Audite essas tendências mensalmente. As pessoas que processam pedidos de reembolso de despesas ou horas extras não devem ter permissão para emitir cheques. Os pagamentos feitos para despesas e horas extras também devem ser auditados mensalmente.
Considerações
Ao usar controles internos para evitar fraudes, primeiro avalie os recursos para garantir que você tenha funcionários suficientes para conseguir a separação de tarefas. Se não, considere a terceirização da folha de pagamento. Em seguida, estabeleça um sistema para monitorar o desempenho dos controles internos e realizar auditorias mensais.