Como implementar cartões eletrônicos

As empresas que pagam salários por hora precisam acompanhar o número de horas de trabalho dos funcionários. O rastreamento confiável é especialmente importante para as pequenas empresas, pois uma única fonte de erro pode totalizar uma grande parte do orçamento geral. Os cartões de ponto eletrônicos representam uma maneira segura, precisa e segura de acompanhar as horas de trabalho dos funcionários. Sistemas de controle de entrada e saída através de cartões magnéticos, crachás, PINs ou características biométricas, como impressões digitais ou reconhecimento facial. Um recurso de GPS para rastrear funcionários móveis está disponível em alguns sistemas. As empresas podem escolher o nível de segurança de que precisam e depois treinar os funcionários para usar o novo sistema de maneira eficaz.

Escolha o sistema

1

Defina seus requisitos para o tempo de rastreamento. Se você precisar apenas de um sistema para substituir os cartões perfurados, obtenha um que permita que os funcionários entrem eletronicamente nas estações compartilhadas. Se você também tiver que controlar o tempo dos funcionários de escritório, obtenha um sistema que será executado em um computador desktop. Para rastrear trabalhadores móveis, obtenha um sistema que possa ser executado em um smartphone e considere a possibilidade de obter um recurso de GPS, se necessário.

2

Defina seus requisitos de segurança. Se os supervisores puderem verificar quem está presente, obtenha cartões ou crachás magnéticos, mas esteja ciente de que os trabalhadores podem assinar um ao outro ou que terceiros podem entrar com cartões perdidos. Os PINs são um pouco mais seguros, pois não podem ser perdidos ou perdidos. Se for necessária alta segurança, obtenha um sistema com logins de impressão digital ou de reconhecimento facial.

3

Defina seus requisitos de relatório. Certifique-se de que o sistema processe os horários para produzir dados que você possa usar. Pergunte sobre formatos de dados, compatibilidade de banco de dados e formatos de arquivos e verifique os aplicativos de folha de pagamento e faturamento existentes.

Compra e Instalação

1

Identifique pelo menos três fornecedores que possam oferecer sistemas com as características que você definiu na Seção 1. Peça que eles enviem propostas.

2

Avalie as propostas em termos dos requisitos essenciais que você definiu na Seção 1. Se o sistema de um fornecedor não tiver alguns dos requisitos essenciais, peça para adicionar os recursos necessários ou solicite uma proposta de um fornecedor adicional.

3

Avalie o preço do fornecedor de pelo menos três fornecedores e adquira o menor lance. Se você tem requisitos especiais que significam que você tem menos propostas que atendam às suas necessidades, verifique se o preço do proponente qualificado é razoável comparado aos preços dos outros, mesmo que seja mais alto.

4

Compre o sistema escolhido e peça ao fornecedor para instalá-lo e configurar o software. Designe funcionários para trabalhar com a equipe de fornecedores para obter experiência prática com o novo sistema.

Treinamento e Uso

1

Peça a um representante do fornecedor que mostre aos funcionários como usar o novo sistema. Certifique-se de que o fornecedor forneceu manuais de instruções.

2

Execute um teste com um ciclo completo de logins, log-outs, processamento de dados, folha de pagamento, etc., para garantir que o sistema funcione.

3

Atribuir responsabilidade pelo suporte e iniciar operações ao vivo. Fique de olho no processo e nos dados dos primeiros ciclos de processamento, procurando por sinais de problemas. Verifique a saída e o relatório antes de executar os clientes de folha de pagamento ou faturamento com base no novo sistema.

Gorjeta

  • Mantenha seu sistema o mais próximo possível do padrão do fornecedor. A personalização é cara e uma fonte de falhas.

Aviso

  • As empresas precisarão de mais segurança no futuro. Em caso de dúvida, compre mais segurança do que menos.

Recomendado

Como criar um modelo de agenda de reunião
2019
Como Fazer um Blogroll Mostrando Novas Entradas de Blog no WordPress
2019
A taxa de juros permitida sobre notas promissórias
2019