Como aumentar a produtividade no local de trabalho, planejando, procrastinando e priorizando

A fim de reduzir custos e melhorar a rentabilidade, as empresas buscam maneiras de melhorar a produtividade com uma força de trabalho menor. A capacidade de aumentar a produtividade sem aumentar os custos pode significar a diferença entre permanecer no negócio e trancar as portas. Embora possa haver centenas de tarefas de trabalho ou tarefas que precisam ser feitas em qualquer dia de trabalho, algumas têm uma importância maior do que outras. Concentrar-se em fazer trabalho não produtivo ou "ocupado" é um mau uso do tempo e do talento dos funcionários, causando oportunidades perdidas, clientes insatisfeitos e perda de receita.

1

Faça uma lista. Antes de começar a planejar seu dia, semana ou mês, você precisa de uma lista completa de todas as tarefas com seus prazos, projetos, reuniões, teleconferências, visitas a clientes, sessões de treinamento, webinars e quaisquer outros compromissos que você possa ter. Como essas informações vêm de e-mails, telefonemas, mensagens de texto, notas, cartas, contatos de mídias sociais e conversas, temos um local para capturar rapidamente todas essas atividades. Mantenha uma lista de "tarefas" quando as coisas surgirem para evitar o estresse de esquecer um compromisso importante ou um prazo final para a tarefa.

2

Transfira a lista para o seu planejador. Se você escreve coisas em um planejador manual ou usa seu computador ou Smart phone, você precisa transferir itens diariamente de sua lista de tarefas para seu planejador. Insira cada item no dia em que ele é devido, faça o backup de vários dias e defina um lembrete personalizado. Grandes projetos devem ser divididos em segmentos e inseridos separadamente. Se possível, colora itens de código por prioridade, cliente ou oportunidade de receita. Seja realista e não agende compromissos de back-to-back. A produtividade pode melhorar quando você se dá tempo suficiente para concluir as tarefas com eficiência.

3

Permitir a procrastinação. Pode parecer contraproducente, mas há momentos em que adiar ou reprogramar tarefas ou compromissos pode melhorar a produtividade. Se você não tiver todas as informações para concluir uma tarefa dentro de um prazo, poderá obter um resultado melhor atrasando a ação. Além disso, se os membros críticos da equipe não estiverem disponíveis, é aconselhável esperar até que todos possam participar das discussões e da tomada de decisões. A produtividade não está apenas fazendo as coisas rapidamente. Tomar a decisão errada pode exigir o retrabalho e a realocação de recursos que poderiam ser melhor usados ​​para outros trabalhos.

4

Colocar as primeiras coisas primeiro. Priorizar sua lista ajudará a agendar tarefas importantes ou urgentes antes de outras. Os critérios de priorização podem incluir prazos, oportunidade para novos negócios, importância de uma pessoa ou projeto ou quantidade de receita potencial. Pode ser exigido pelo seu chefe ou pela gerência sênior. As linhas de tempo do projeto priorizam as tarefas usando o método do caminho crítico, que programa as tarefas em ordem de conclusão e sua dependência umas das outras. Tarefas que devem ser concluídas antes que outra possa começar a ter uma prioridade mais alta. Ignorar a prioridade de uma tarefa em uma sequência pode resultar em tempo de espera, afetando negativamente a produtividade.

Coisas necessárias

• Planejador com calendário