Como introduzir o gerenciamento de registros em uma organização

O gerenciamento eficaz de registros é essencial para um negócio, pois pode reduzir custos legais, multas e danos, de acordo com a Association for Information and Image Management. Os objetivos típicos do gerenciamento de registros são que os documentos permanecem confiáveis, completos, acessíveis e duráveis. Com o tempo, os custos de armazenamento se tornam um problema. Mas esses custos podem ser reduzidos por meio de um planejamento cuidadoso nos estágios iniciais da introdução de uma estratégia de gerenciamento de registros. Quanto mais digital uma empresa se torna, menos papel é necessário, o que é um benefício substancial de economia de custos de um sistema de gerenciamento de registros cuidadosamente planejado.

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Faça uma lista dos registros que você precisa manter para apoiar seu trabalho diário, atender às suas necessidades de longo prazo e cumprir seus requisitos legais. Divida-os em vários métodos de armazenamento, como on-line, near-line (acessível pela sua rede, mas não parte dele), off-line (não acessível pela sua rede) e papel ou microfilme. Determine um cronograma para quando capturar vários documentos, por quanto tempo mantê-los e como descartá-los. Decida quais documentos serão disponibilizados ao público ou se serão mantidos em sigilo e quem terá acesso a eles.

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Introduzir um programa de software que documente efetivamente a atividade de negócios e ofereça automação que melhore a análise, a produtividade e a eficiência dos negócios. Um sistema de gerenciamento de banco de dados, software empresarial, software de contabilidade ou planilhas simples funcionam como pontos de partida para coletar e armazenar dados essenciais.

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Faça backup de todos os dados, pois é essencial manter a estabilidade dos negócios e do gerenciamento de registros. Guarde os "megadados", como o criador e a data de criação, que permitirão rastrear o registro. Crie uma estratégia para rastrear rapidamente documentos importantes.

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Guarde cópias de todos os documentos necessários para fins fiscais, o que depende do tipo de negócio. Caso contrário, o IRS diz em seu site, "Você pode escolher qualquer sistema de manutenção de registros adequado ao seu negócio que mostre claramente suas receitas e despesas." Mover-se na direção de um negócio sem papel que favoreça a manutenção de registros eletrônicos ajudará a reduzir os custos de armazenamento.

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Escolha um espaço de armazenamento econômico e que lhe permita acesso máximo, seja em sua propriedade ou em outro lugar. A maioria das pequenas empresas tem espaço de escritório limitado, portanto, com o tempo, o acúmulo de documentos exigirá que você considere a terceirização para uma empresa com unidades de armazenamento. Armazene seus registros somente em instalações que sejam resistentes ao fogo e monitoradas por segurança ou vigilância por vídeo. Fortaleça seu sistema de gerenciamento de registros indexando tudo usando categorias. Sempre procure maneiras de reduzir a necessidade de papel.

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Treine sua equipe em seu novo sistema de gerenciamento de registros. Crie um manual simples para distribuir aos membros da organização como uma referência sobre como o sistema de gerenciamento de registros é estruturado.