Como acompanhar o inventário de computadores

Em uma pequena empresa ou em um pequeno departamento de informática, contando e rastreando o inventário fisicamente pode ser uma tarefa fácil e rápida. Até mesmo um novato de computador pode abrir uma planilha e listar alguns computadores e seus periféricos para baixo para lembrar-se mais tarde. À medida que sua empresa cresce e seu número de ativos aumenta, é melhor ter um método específico para rastrear computadores, para que você não os perca de vista.

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Inicie qualquer sistema de inventário de computadores, rotulando fisicamente todos os ativos em uma quantidade de valor prescrita. Entre em contato com seu agente de seguros para obter detalhes da documentação necessária para proteção contra perdas.

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Crie um esquema de nomenclatura que ajude a rastrear o inventário. Alguns usarão um adesivo numérico simples ou um adesivo "Olá. Meu nome é" com o endereço IP do computador listado no campo de nome para facilitar a identificação. A etiqueta física preferida é uma etiqueta à prova de violação com um código de barras que você pode digitalizar em um banco de dados de inventário de computadores.

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Renomeie cada computador para corresponder ao seu rótulo. Clique em “Iniciar”, clique com o botão direito em “Computador” e depois “Propriedades”. Clique em "Alterar" na guia "Nome do computador". Depois de ter alterado o seu nome, você deve reiniciar para que ele tenha efeito. Use um nome descritivo como "Computer-Lab-11" para facilitar a navegação por um local.

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Investigue o software de banco de dados de gerenciamento de inventário de computadores. Este software fará a varredura de sua rede para o endereço MAC de cada computador, um número específico para somente esse sistema, e o insere em um banco de dados que você pode consultar conforme necessário. Existem versões gratuitas deste software suportadas por anúncios e existem versões comerciais que podem custar mais de US $ 1.000.

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Escreva um banco de dados básico no Microsoft Access ou em um programa semelhante. Esse método funcionará para operações de pequeno a médio porte, mas não terá a capacidade de gerenciamento do software projetado para manter e rastrear computadores. Ele permitirá que você agrupe tipos de ativos e aplique valores em dólar.

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Compre uma impressora e um scanner de código de barras. O scanner é um dispositivo de mão que normalmente armazenará o inventário em sua memória para um carregamento quando você terminar de digitalizar ou transmitirá a um computador automaticamente com um sinal sem fio ou Bluetooth padrão.

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Crie uma lista de verificação dessas etapas para usar em todas as aquisições de computadores. Faça desta lista de verificação uma parte do procedimento de implantação do seu computador.

Coisas necessárias

• Computador
• Software de gerenciamento de inventário
• Impressora de código de barras
• Scanner de código de barras manual.
• "Olá! Eu sou…" autocolantes

Dicas

• Tire fotos do seu inventário enquanto você as implanta para anexar ao seu banco de dados para que você saiba exatamente como o item se parece.
• Exigir que a equipe invente inventário pessoal e corporativo pelo menos uma vez por ano.
• O software Microsoft Server também ajudará você a rastrear o inventário e poderá ser usado para verificar os sistemas ativos.

Avisos

• Não confie completamente em produtos de gerenciamento de inventário de computadores. Realize verificações no inventário ao longo do ano.
• Faça backup dos dados do inventário fora do local para protegê-lo contra roubo ou perda.