Por quanto tempo uma empresa LLC deve manter registros bancários?

A manutenção de registros comerciais é uma responsabilidade importante de todo proprietário de negócios. Embora você não possa manter todos os documentos comerciais indefinidamente, sua empresa de responsabilidade limitada pode se encontrar em dificuldades financeiras se não puder sustentar as receitas e despesas declaradas nas declarações de imposto de renda federal. Os registros bancários, como extratos mensais e cheques cancelados, devem ser mantidos pelo menos enquanto sua obrigação de responder a perguntas da Receita Federal sobre a atividade comercial durante esse ano.

Manutenção Geral de Registros

Sua LLC opera de acordo com as leis do estado em que você arquivou seus artigos de organização. A lei estadual exige que as LLCs mantenham registros básicos de formação, propriedade, renda e despesas, mas é a Receita Federal que impõe uma carga de manutenção de registros que tem as conseqüências mais significativas se a LLC não produzir documentos quando solicitada. O IRS exige que todos os contribuintes mantenham registros adequados das receitas e despesas anuais para apoiar as declarações fiscais, embora a agência não especifique os tipos de registros que uma empresa deve manter. Uma empresa pode manter registros que comprovem adequadamente as informações fornecidas em seu retorno de imposto.

Registros bancários

O uso de registros bancários é uma das maneiras mais fáceis de comprovar receitas e despesas, portanto, a regra prática é dar alta prioridade à manutenção de extratos mensais, comprovantes de depósito, cheques cancelados e resumos anuais. Geralmente, as declarações mensais são usadas para reconciliar o sistema contábil de uma LLC com a conta bancária da empresa, de modo que as declarações são importantes para fins de auditoria interna e também de impostos.

Recomendações do IRS

A Receita Federal recomenda que os proprietários de empresas mantenham documentos que suportam um retorno de imposto até que o período de limitações para a ação da agência sobre esse retorno se esgote. O período de limitações é o período de tempo durante o qual a LLC pode alterar a sua declaração fiscal ou o IRS pode avaliar os impostos adicionais. Em circunstâncias normais, o período de limitações é de três anos; no entanto, se a empresa não informar a receita de 25% ou mais da receita bruta informada no retorno, a agência sugere manter a documentação por seis anos. Se a empresa alega uma dedução de dívidas incobráveis ​​- o que muitas empresas de varejo fazem - a agência sugere manter registros por sete anos. Faz mais sentido para uma LLC manter registros bancários por pelo menos sete anos para se proteger contra qualquer cenário ordinário de IRS; no entanto, também é razoável reter registros bancários por apenas três anos se o negócio for financeiramente descomplicado.

outras considerações

Sem regras de manutenção de registros rígidas e rápidas, cabe a cada empresa implementar uma política de retenção de registros para atender às suas necessidades. O IRS não é o único fator a considerar ao decidir por quanto tempo manter registros bancários. Certos registros podem ter importância legal no caso de uma ação judicial ser arquivada. A empresa pode querer manter registros bancários de um determinado ano até que o período de limitações de qualquer ação legal que possa ser impetrada contra a empresa acabe - normalmente de 7 a 10 anos.