Por quanto tempo uma empresa deve manter os recibos de cartão de crédito?
Os clientes têm até 18 meses para contestar cobranças em sua fatura de cartão de crédito. Se você não mantiver os recibos de cartão de crédito das transações de vendas, sua empresa poderá ser forçada a devolver o dinheiro da compra à empresa de cartão de crédito do cliente. Se a empresa do cartão de crédito ficar do lado do cliente e você não tiver o recibo para validar a compra, a empresa poderá debitar a conta do comerciante por um estorno.
Disputando um estorno
O recibo do cartão de crédito para transações pessoais normalmente contém a assinatura do cliente. Se você tiver descartado o recibo, não poderá provar que o cliente realmente assinou a compra. De acordo com a Visa, outros métodos de contestação de um estorno incluem qualquer correspondência entre você e o titular do cartão, onde ele reconhece a compra e outras informações sobre o recebimento, incluindo um código de autorização. O recibo em si também prova que você tinha o cartão, ou informações do cartão, para entrar em seu terminal comercial para processar a transação.
Armazenamento de Recibos
Recibos de cartão de crédito contêm informações que os ladrões de identidade podem usar para criar contas fraudulentas e fazer compras ilegais. Um método seguro de armazenar seus recibos é essencial para proteger as informações do seu cliente. A Federal Trade Commission recomenda manter qualquer informação que contenha as informações de identificação de um cliente em uma sala ou arquivo bloqueado e limitar o número de funcionários com acesso às informações para o menor número possível. Se você mantiver cópias digitais dos recibos, criptografe os arquivos e forneça partes das chaves de criptografia para dois ou mais funcionários. Isso garante que ninguém possa acessar os arquivos sozinho.
Destruindo Recibos
Embora não seja exigido da maioria das empresas, seguir a regra de descarte da FTC garante que as informações sobre os recebimentos estejam além do reconhecimento após a destruição. No mínimo, você deve fragmentar os recibos, mas para garantir que os dados estejam irreconhecíveis, considere queimar o que resta depois da fragmentação. Alternativamente, você poderia contratar uma empresa especializada em destruir registros da empresa. Além disso, você pode, teoricamente, eliminar dados apagando e reescrevendo arquivos de computador várias vezes. No entanto, programas avançados de recuperação de dados podem recuperar algumas das informações confidenciais. Uma opção melhor é usar um programa de segurança que exclua e reescreva o arquivo até que o arquivo original esteja irreconhecível.
Impostos
O Internal Revenue Service recomenda que você mantenha qualquer documentação de deduções e receitas por pelo menos três anos. A manutenção de recibos de cartão de crédito não é obrigatória, contanto que você tenha outra documentação da venda, como seus registros de depósito de sua conta de comerciante ou seus recibos de caixa registradora. No entanto, se você quiser deduzir um estorno de seus impostos, ter o recibo original ou uma cópia pode ajudar a verificar a perda se o IRS selecionar seu retorno para uma auditoria.