Como criar um livro de contas de negócios no Excel

Seja você um único proprietário ou tenha muitos funcionários, acompanhar todos os processos de negócios geralmente é um jogo de números. Para simplificar esse processo, use modelos de razão do Microsoft Excel. Em vez de livros de papel, que podem ser confusos e difíceis de ler, uma contabilidade do Excel permite personalizar completamente seus códigos e categorias e reutilizar formulários ano após ano. Os modelos de contabilidade do Excel já estão configurados para você, para que você possa acessar diretamente o processo de entrada de dados e ter registros que sejam fáceis de revisar e comparar.

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Abra o Microsoft Excel, clique na guia "Arquivo" e escolha o link "Novo". Quando a janela Modelos Disponíveis aparecer, digite "razão" na caixa de pesquisa e clique no botão de seta. O Excel não possui um botão na janela Modelos Disponíveis para sua coleção de modelos de razão, mas os oferece. Percorra os formulários do livro de negócios que aparecem como resultado da pesquisa e clique duas vezes em um que seja mais adequado às suas necessidades. Após alguns instantes para download, o ledger aparece em uma nova janela do Excel.

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Revise o texto no modelo, que pode conter palavras-chave de espaço reservado ou genéricas que você precisa substituir por seus termos de negócios preferidos.

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Localize a coluna "Código G / L" no modelo. Pode ser a primeira ou mais à esquerda da coluna. Se você preferir um termo ou uma aparência diferente, como "Código GL" em vez de "Código contábil", clique na célula e digite o texto do espaço reservado.

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Clique na primeira célula da coluna "Código G / L", que pode ser "1", "100" ou "1.000", dependendo do modelo. Altere o código para o código com o qual você deseja iniciar o ledger.

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Pressione a tecla "Enter" para descer para a célula abaixo da atual e, em seguida, altere o código contábil conforme necessário. Repita esta etapa até que todos os códigos no modelo correspondam aos termos contábeis exigidos.

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Vá para a próxima coluna e clique na célula à direita do primeiro código contábil. Altere o termo de espaço reservado, que pode dizer "Marketing", "Recursos humanos" ou um nome de produto, para aquele que corresponde ao código contábil. Pressione "Enter" para ir para a célula abaixo e combinar essa célula com o código contábil à esquerda. Continue pressionando “Enter” para alterar os termos na coluna. Deve haver um termo para cada código contábil.

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Trabalhe seu caminho através da grade, inserindo o dinheiro já gasto para cada código do Razão, dinheiro orçado e dinheiro restante. Dependendo do seu modelo, essas colunas podem ser preenchidas automaticamente para você. Complete a linha de cada código do Razão.

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Verifique a parte superior ou inferior do modelo para qualquer texto adicional de espaço reservado. Pode haver um local para inserir o nome da sua empresa, o ano do registro ou outras informações.

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Clique no menu “Arquivo” e selecione “Salvar como”. Digite o nome do arquivo do razão, e clique no botão “Salvar”.

Gorjeta

• Para colocar seu livro para trabalhar para você ano após ano, transforme-o em um modelo. Depois de inserir todos os códigos contábeis e os termos na próxima coluna, clique na guia "Arquivo", selecione "Salvar como" e escolha "Modelo do Excel". Digite um nome para o modelo e salve o Arquivo. Você pode então adicionar todas as informações fiscais e salvar novamente o arquivo com um novo nome, depois voltar ao modelo a cada ano sem ter que configurá-lo novamente.

Aviso

• Essas instruções se aplicam ao Microsoft Excel 2010. Para o Microsoft Excel 2007, clique no botão Office em vez da guia "Arquivo" para acessar o link "Novo". Versões anteriores ou posteriores do software podem ter outras variações.