Como fazer uma agenda ocupada eficaz
Proprietários de pequenas empresas têm cargas de trabalho pesadas porque gerenciam muitas funções diferentes de suas empresas e precisam resolver todos os problemas que surgem, criando agendas lotadas todos os dias. Organizar sua carga de trabalho ajuda você a fazer mais a cada dia, mas uma tarefa simples ou uma lista de verificação não aumentará suas chances de conseguir que os projetos sejam concluídos no prazo. Usar uma variedade de técnicas de gerenciamento de tempo e processos de agendamento ajudará você a gerenciar melhor seu dia.
Listas
O primeiro passo para tornar sua rotina diária mais produtiva é listar tudo o que você precisa fazer. Depois de ter todas as suas tarefas no papel, classifique-as em grupos semelhantes. Por exemplo, você pode ter duas tarefas de marketing em dia, três reuniões para agendar com chefes de departamento e quatro cartas para escrever aos clientes. As tarefas de agrupamento ajudam você a aproveitar os recursos ou as pessoas de que precisam, o que pode reduzir seu tempo. Depois de listar e agrupar suas tarefas, priorize-as. Criar uma lista de verificação que não tenha uma ordem de prioridade muitas vezes leva a um trabalho mais fácil ou mais agradável e a colocar tarefas difíceis em segundo plano, independentemente de quando elas são devidas.
Calendários
Muitas agendas não têm prazos específicos suficientes e as listas de verificação geralmente não incluem datas de vencimento. Por exemplo, você pode ter uma ligação telefônica ou carta agendada para ser concluída esta semana, mas não anotar o dia em que ela será entregue. Os calendários são ferramentas eficazes de gerenciamento de tempo. Observe os compromissos firmes em sua agenda e crie uma programação semanal com prazos diários para mostrar se você tem ou não tempo para concluir sua carga de trabalho, se precisar eliminar alguns de seus projetos ou se precisar de ajuda. Calendários de parede grandes e apagáveis, disponíveis em muitas lojas de materiais de escritório e de escritório, são ferramentas úteis para gerenciar uma agenda lotada.
Módulos
Em vez de tentar concluir tarefas complexas de uma só vez, divida-as em partes menores e mais fáceis de gerenciar. Por exemplo, se você tiver um relatório devido, divida-o em quatro partes: coleta de informações, organização, redação e revisão. Em vez de ter um grande relatório olhando para você e nenhum bloco de tempo único grande o suficiente para fazê-lo, agora você tem quatro tarefas menores e mais fáceis de gerenciar.
Lembretes
As datas de vencimento não são suficientes para gerenciar com eficiência uma agenda ocupada. Se você verificar sua agenda pela manhã e ver que tem um projeto vencido, poderá descobrir que é um projeto que leva três dias ou que requer que outra pessoa conclua uma parte do projeto. Programe lembretes que o avisem com bastante antecedência quando um projeto ou tarefa estiver chegando, para que você possa obter tudo o que precisa no processo antecipadamente ou saber se terá que adiar ou reprogramar.
Diga Não e Delegue
Uma razão pela qual muitos proprietários de pequenas empresas não conseguem criar cronogramas eficazes é porque eles não dizem não a solicitações e oportunidades ou não delegam tarefas. Os empreendedores bem-sucedidos sabem quando uma oportunidade é demais e acabarão prejudicando mais um negócio do que ajudando. Um empresário confiante não tem medo de deixar os outros brilharem ou confiar em alguém para fazer um trabalho importante.