Como criar um modelo de agenda de reunião

Decidir como realizar cada reunião de negócios que você realiza ou deixá-la para os chefes de departamento para gerenciar cada reunião pode levar à desorganização e perda de tempo. Crie um modelo que qualquer um pode usar para organizar uma agenda de reunião; sua empresa operará com mais eficiência e você fará mais em reuniões.

Decida em um formato

Um primeiro passo útil na criação de um modelo de agenda de reunião é determinar o tipo de formato de reunião que você deseja usar. Se for para reuniões de departamento semanais simples, você pode limitar a estrutura a designar a ordem dos apresentadores. Se for uma reunião mais formal de investidores ou da equipe executiva, você pode usar um formato estruturado que inclua um início oficial para a reunião, inclua algumas tarefas domésticas pré-discussão, ordene a apresentação de informações e inclua um procedimento de pós-atendimento.

Configurar sua planilha

Inicie o seu modelo de agenda com um título que deixe espaço para a data, local e hora da reunião, bem como uma linha para o propósito da reunião, se você estiver criando um modelo que será usado para diferentes tipos de reuniões. Se o modelo for para apenas um tipo de reunião, como uma reunião mensal de chefes de departamento ou reunião trimestral de gerenciamento executivo, coloque o nome da reunião na parte superior. Em seguida, liste as principais categorias de agenda da reunião. Considere títulos como Chamada à Ordem, Propósito da Reunião, Apresentações e Encerramento da Reunião. Designe quem apresentará cada seção.

Listar subcategorias

Nas categorias principais, liste as subcategorias. Em Call to Order, você pode incluir Roll Call, Apresentações, Aprovação de Atas de Reuniões Prévias, Relatório do Presidente e Relatório do Tesoureiro. Em Propósito da reunião, deixe espaço em branco suficiente para os organizadores da reunião incluírem essas informações. Em Apresentações, comece com o antigo negócio e, em seguida, deixe espaço suficiente para um organizador da reunião listar os novos tópicos de discussão do dia. Se você realizar reuniões por comitê ou departamento, comece com o Novo Negócio e liste o nome de cada departamento ou comitê. Após o comitê final ou o cabeçalho do departamento, liste o antigo negócio, onde você revisa tarefas inacabadas da última reunião. No encerramento da reunião, liste os itens de ação, a data da próxima reunião e o encerramento.

Detalhes

Deixe espaço para detalhes sobre o modelo, como os nomes dos apresentadores, o tempo de cada apresentação e intervalos. Sua agenda deve permitir que o organizador da reunião crie um cronograma que mantenha a reunião no caminho certo. Por exemplo, a agenda pode começar com “Chamada à Ordem e chamada, 9:00”, seguida de “Apresentações, 9:05”, até o final da reunião. Isso informa aos participantes quanto tempo eles têm para fazer suas apresentações, quando podem interromper as chamadas ou emails e quando a reunião é encerrada.