Como rastrear uma solicitação de serviço ao cliente

Como um pequeno empresário, seus clientes são o núcleo do seu negócio. Sem eles, o sucesso é elusivo. Quando seus clientes fazem uma solicitação, esperam que você a cumpra da melhor forma possível. As solicitações de serviço são feitas de várias formas, como para comprar itens tangíveis, contratá-lo para realizar um serviço ou fazer uma reclamação sobre seus produtos ou serviços. Para ajudar a fornecer a seus clientes um serviço eficiente, desenvolva um sistema que permita rastrear seus pedidos.

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Crie arquivos individuais no disco rígido do seu computador para cada um de seus clientes. Por exemplo, crie uma pasta no seu C-drive e rotule-a como "Solicitações de serviço atuais". Nessa pasta, crie arquivos para cada um de seus clientes e nomeie-os pelo respectivo nome de cliente. Crie outra pasta na unidade C e nomeie-a como "Solicitações de serviço fechadas". Crie arquivos individuais para cada um de seus clientes na pasta "Fechado".

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Desenvolver um modelo de solicitação de serviço por meio de uma planilha ou programa de processamento de texto. Digite “Solicitação de Serviço” em negrito, centralizado na página. Alguns espaços abaixo, à esquerda da página, incluem o nome da empresa, endereço, número de telefone e endereço de e-mail. Coloque os dados do cliente para a direita. Isso inclui nome do cliente, endereço, número de telefone e endereço de e-mail.

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Faça as colunas necessárias, sob o cabeçalho, e atribua títulos relacionados à solicitação de serviço. Por exemplo, os cabeçalhos podem ser: "Data de solicitação", "Solicitação feita por" e "Descrição". Crie um espaço amplo para a coluna "Descrição" para que informações detalhadas possam ser inseridas conforme necessário.

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Desenhe uma caixa "Comentários" na parte inferior da página, para a esquerda. Em "Comentários", forneça informações adicionais sobre a solicitação, como a forma de gerenciamento e a estimativa da linha de tempo. Na parte inferior direita da página, desenhe uma linha e digite "Aceito por" abaixo dela para a pessoa que recebe a solicitação. escreva o nome dele. Abaixo dessa linha, crie outra linha e digite "Data de conclusão".

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Salve a solicitação na pasta “Solicitações de serviço atuais” com o nome de arquivo apropriado. Depois que a solicitação for tratada, entre em contato com a cliente para ver se ela está satisfeita. Em caso afirmativo, insira a data concluída na solicitação de serviço e salve o documento na pasta "Solicitações de serviço fechadas" no respectivo arquivo. Para fins de backup e para aumentar a confiabilidade do seu sistema de arquivamento, estabeleça duas pastas impressas, uma para "Solicitações de serviço atuais" e outra para "Solicitações de serviço fechadas". Organize cada documento em papel em ordem alfabética na respectiva pasta.

Dicas

• Atualize a solicitação de serviço para mostrar todos os contatos que ocorrem com o cliente antes de concluí-lo.
• Faça a solicitação o mais detalhada possível para que você possa identificar facilmente o problema e trabalhar para resolvê-lo. Isso também é útil para resolver disputas de clientes. Ter notas apropriadas ajuda a esclarecer os mal-entendidos e a evitar problemas de comunicação.
• Se você tiver uma base de clientes considerável, considere adquirir um software de gerenciamento de solicitações de serviços para aumentar a eficiência do suporte. Com base nos dados inseridos, o software permite gerenciar e rastrear solicitações, agendamentos e status.