Como rastrear o trabalho sensível ao tempo

As empresas que trabalham para os clientes são responsáveis ​​por concluir os projetos dentro do orçamento e no prazo. Muitas vezes, há um número definido de horas atribuídas a tarefas em cada projeto, e um líder de equipe deve garantir que sua equipe se atenha a essas horas, enquanto, ao mesmo tempo, conclui o projeto no número de dias alocado. Existe uma maneira eficaz de agendar e gerenciar o trabalho sensível ao tempo usando o Microsoft Word eo Outlook.

Criando o cronograma de produção

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Abra o Microsoft Word e crie um novo documento.

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Crie uma tabela com duas colunas e quantas linhas houver no projeto. No Microsoft Word 2008 e versões mais recentes, o recurso de tabela é encontrado no menu Inserir.

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Na coluna da esquerda, indique a data em que uma tarefa precisa ser concluída.

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Na coluna da direita, descreva a tarefa que precisa ser feita, quem é designado e quantas horas eles têm para execução. Por exemplo, "Dave (2 horas) para criar um resumo do projeto" ou "Sarah (6 horas) para criar novos gráficos".

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Repita as duas etapas anteriores para cada tarefa que requer conclusão.

Compartilhando e mantendo o cronograma de produção

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Envie por e-mail a equipe completa do projeto com a programação completa. Peça aos membros da equipe que revisem o cronograma e façam quaisquer perguntas que façam sobre possíveis conflitos ou preocupações.

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Dependendo da linha do tempo do projeto, no início de cada dia ou de cada semana, copie e cole as tarefas desse período no corpo de um email. Envie um email para a equipe do projeto como um lembrete para o que precisa ser concluído.

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Todos os dias, vá para o agendamento original do Microsoft Word. Usando o recurso de fonte de destaque no menu principal, execute as tarefas que foram concluídas. Isso ajuda o líder do projeto a acompanhar o progresso.

Lembretes de Agendamento, Check-ins e Reuniões

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Realce todas as fases do cronograma de produção que envolvem uma reunião ou um prazo maior.

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Crie um compromisso de calendário do outlook para cada membro da equipe envolvido nessas fases. Por exemplo, se um designer precisar enviar um arquivo ao diretor de criação para revisão, agende um lembrete para o designer e o diretor de criação intitulado "Distribuir arquivos de design para revisão inicial".

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Se as pessoas tiverem recursos em vários projetos e o tempo estiver apertado, o Outlook poderá ser usado para bloquear o tempo em seus agendamentos, para que eles não sejam atribuídos a outras reuniões. Por exemplo, o líder do projeto poderia criar um compromisso de um dia com um engenheiro chamado "Revisar e finalizar especificações para entrega de cliente".

Coisas necessárias

  • Microsoft Office
  • Microsoft Word
  • Microsoft Outlook

Gorjeta

  • Peça a cada membro da equipe para fazer check-in ou copiar o líder da equipe quando ele concluir uma tarefa. Isso mantém todos na mesma página. Se o líder da equipe não ouvir nada em uma tarefa específica, ele sinaliza para ele que deve fazer o check-in.

Aviso

  • Como em qualquer projeto, os cronogramas podem mudar enquanto estão em andamento. É importante que um membro da equipe ou o líder do projeto se aproprie e acompanhe o trabalho sensível ao tempo para que as etapas e os prazos não sejam perdidos.

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