Como tratar faturas AR em contabilidade

Se você permitir que os clientes paguem por fatura em uma data posterior, essa é uma prática de contabilidade de exercício. Existem contas específicas usadas para registrar essas transações, pois o processo vai desde a abertura do recebível e a criação da entrada da contabilidade da fatura até o fechamento da conta a receber.

Lançamentos contábeis para processamento de faturas

Todas as transações exigem uma entrada de diário geral. Este é o primeiro passo no processo de contabilidade. Os lançamentos no diário consistem em pelo menos um débito e um crédito, e os valores dos débitos e créditos devem corresponder. Se um cliente comprasse US $ 1.000 em mercadorias com uma fatura, o lançamento inicial seria um débito para US $ 1.000 e um crédito para US $ 1.000. A parte da nota do diário deve incluir o nome do cliente, um lembrete do que foi comprado e o número da fatura.

Criar e lançar no razão geral a receber

Uma vez que o lançamento contábil esteja concluído, os valores precisam ser lançados nas respectivas contas do razão geral. Cada conta tem uma conta contábil que mantém um total em execução da conta. Para essa transação, a conta Contas a Receber seria criada para esse cliente e o razão seria debitado em $ 1.000. Também é importante transferir as informações da nota do lançamento contábil para a conta contábil e também deve incluir os termos da transação, como um período de desconto quando os pagamentos são devidos e o valor de cada pagamento. A conta da receita seria de US $ 1.000, 00.

Lançamento de lançamento quando o pagamento é recebido durante o período de desconto

Algumas empresas oferecem descontos para os clientes é que eles pagam uma fatura inteira dentro de um determinado período de tempo. Isso é chamado de termos líquidos. Por exemplo, você oferece um desconto de 3% no total da fatura se a fatura inteira for paga no prazo de 15 dias após a compra, caso contrário, o valor total é devido em 30 dias. Isso geralmente é escrito como 3 por cento / 15 líquidos 30. Assim, se o cliente com a fatura de US $ 1.000 paga 10 dias após a venda, ele descontaria a fatura em três por cento. Então, em vez de US $ 1.000, ele deve apenas US $ 970 (US $ 1.000 - 3% = US $ 970). Quando você recebe o pagamento, o lançamento no diário é um débito para o Dinheiro por US $ 970, um débito para Descontos de Vendas de US $ 30 e um crédito para Contas a Receber de US $ 1.000. Esses valores também são registrados no razão geral de cada conta. Você também pode querer criar uma entrada no diário da nota de crédito para mostrar que o comprador pagou durante o período de desconto e enviar uma para o comprador para seus registros.

Lançamento de entrada quando o pagamento é recebido após o período de desconto

Se o pagamento foi efetuado na íntegra após o decurso do período de descontos, então é um débito para Dinheiro e um crédito para Contas a Receber. Isso também se aplica a pagamentos parciais, portanto, se o cliente pagar US $ 500, debitar em dinheiro US $ 500 e creditar contas a receber por US $ 500.

Lançamento de entrada em caso de inadimplência

Quando os clientes não pagam, tornam-se dívidas incobráveis. Isso é algo que você deve tentar evitar, mas é um dos custos de se fazer negócios. Se o cliente de cima nunca efetuar outro pagamento, isso significa que você não recebeu US $ 500 devidos a você. Você pode buscar coleções, mas primeiro, você vai querer fechá-lo fora de seus livros de contabilidade. Há uma conta específica, conhecida como Despesa de Dívida Incobrável, que é usada para registrar transações que são o resultado de faturas não pagas. A conta de Despesas com créditos de cobrança duvidosa é debitada em $ 500 e a conta Contas a receber é creditada em $ 500. Isso removeu o recebível de suas contas e, portanto, não inflar falsamente seus recursos totais.

Como inverter um lançamento de débito incorreto se o pagamento for recebido

Às vezes, os clientes precisam de mais tempo para pagar ou esquecem que devem dinheiro. Se depois de ter fechado o recebível como inadimplência você recebe um pagamento de US $ 500, você pode reverter o post de inadimplência e reabrir a conta a receber. Para fazer a reversão, debitar contas a receber por US $ 500, e crédito Bad Debt Expense por US $ 500. Então você pode debitar em Dinheiro por $ 500 e creditar Contas a Receber por $ 500, fechando assim a conta.