Importância da Comunicação Eficaz na Contabilidade
A comunicação eficaz é importante para qualquer empresa que lide com funcionários e pessoas de fora, como fornecedores e clientes. Como a contabilidade é uma parte intrínseca de qualquer negócio, as boas habilidades de comunicação são tão vitais nessa área quanto em qualquer outra. Tarefas financeiras importantes, como preparação e relatórios orçamentários, pagamento de contas, folha de pagamento e receita de registro, precisam ser apresentadas adequadamente à administração e a outros como úteis e significativas.
Ajude o gerenciamento a tomar boas decisões
O uso mais importante dos dados contábeis é comunicar informações significativas, permitindo que a gerência tome boas decisões. Para ser eficaz, a informação contábil deve fazer sentido e ser entendida. ou então, é apenas uma lista de números sem significado real. Muitas empresas usam modelos de relatórios internos para comunicar informações em um assunto familiar e fácil de usar pelo gerenciamento. Por exemplo, os departamentos podem obter relatórios "reais versus orçamentários" todo mês, usando o mesmo formato, facilitando o entendimento e a análise.
Mostre aos investidores como o negócio está indo
Outro usuário importante de informações contábeis é o investidor, que quer saber como um negócio está se saindo financeiramente. Geralmente, esse tipo de informação é comunicada por meio de relatórios padrão, como balanços patrimoniais e demonstrações de resultado, compilados com base nos princípios contábeis geralmente aceitos.
Um balanço mostra os ativos, incluindo dinheiro, passivos e patrimônio líquido do proprietário. Uma declaração de renda apresenta receitas e despesas de uma empresa em um determinado momento. Ambas as declarações são compiladas da mesma maneira todos os meses ou períodos, permitindo comparabilidade e análise, do ponto de vista de um investidor.
Muitos investidores também podem querer ver declarações de fluxo de caixa com informações sobre o dinheiro que entra e sai de um negócio. Eles também podem solicitar relatórios especiais.
Prove que você pagou seus impostos
A informação contábil precisa ser comunicada adequadamente a entidades governamentais no caso de impostos. Por exemplo, o Texas exige impostos sobre vendas e uso em determinados itens, e as informações contábeis devem ser apresentadas de uma determinada maneira como significativas. Outro exemplo de comunicação governamental é o retorno anual de imposto com a Receita Federal, onde as informações são mostradas seguindo regras e regulamentos específicos. A comunicação sobre questões financeiras ao governo deve ser feita por escrito, tanto quanto possível. Falar sobre números contábeis no telefone pode criar confusão e deve ser evitado o máximo possível.
Mostre que você é bom para um empréstimo
Os bancos podem querer ser avaliados sobre a situação financeira das empresas, tornando a comunicação de questões contábeis uma prioridade em muitas empresas. No caso de empréstimos bancários, pode haver relatórios periódicos usando informações contábeis. Os bancos geralmente estão interessados em fluxos de caixa e podem exigir relatórios especiais sobre a liquidez de uma empresa, incluindo contas a receber e contas a pagar de curto prazo. Todas essas informações devem ser comunicadas claramente ao banco, ou a empresa pode não obter o empréstimo.
Coisas a considerar
A melhor maneira de comunicar qualquer informação contábil é fazê-lo por escrito e em formato de relatório com descrições de linha no lado esquerdo das páginas, colunas encabeçadas por uma data ou descrição e um título de relatório. Os relatórios contábeis são para um período ou data específicos. É raro ver um relatório contábil com apenas números e nenhuma descrição ou datas.
Certifique-se de que quaisquer agendamentos necessários ou documentação de backup estejam disponíveis em caso de dúvidas. Para comunicar adequadamente as informações contábeis, os relatórios devem ser organizados com a versão mais resumida no topo e outros seguindo na parte inferior. Certifique-se de que todos os relatórios estejam grampeados e não haja páginas voando por aí.