A importância de um inventário de registros
Uma lista detalhada do volume, complexidade e escopo de uma empresa é conhecida como um inventário de registros, uma importante ferramenta de gerenciamento utilizada por empresas e proprietários de negócios para garantir uma operação eficiente. O inventário de registros inclui detalhes das informações registradas: datas preparadas, pessoas e escritórios mantendo os registros e o meio usado para registrar os dados. Um inventário de registros auxilia em funções administrativas, como planejamento, orçamento e identificação de informações de uma empresa.
Serviço ao cliente
Um inventário de registros atualizado garante velocidade e precisão ao lidar e responder aos clientes. Por exemplo, quando os clientes ligam ou perguntam sobre problemas relacionados a estoques, os representantes da empresa podem encontrar e emitir respostas rapidamente. Saber quais registros estão disponíveis e onde encontrá-los ajuda os representantes de atendimento ao cliente a lidarem com as consultas prontamente e preencherem os pedidos com eficiência, o que dá aos clientes uma melhor impressão da organização. Se os clientes enfrentam atrasos e têm que esperar por produtos, serviços ou respostas, isso retrata a empresa como incompetente e pode levar os clientes a encontrar empresas alternativas ou cancelar pedidos.
Controle de Despesas
Empresas com estoque de registros atualizados podem controlar melhor suas despesas. Por exemplo, uma empresa pode comprar de fabricantes e fornecedores específicos com descontos de qualidade com base nos fornecedores que oferecem as melhores ofertas em produtos específicos. Para atrair e manter clientes regulares, fabricantes e fornecedores oferecem descontos atraentes para empresas que compram seus produtos a granel. Registros atualizados também ajudam a indicar mercadorias que precisam de reposição e garantem que a empresa evite a compra excessiva.
Poupa tempo
Um inventário de registros preciso salva o tempo dos membros da equipe do departamento de estoque. Os funcionários são, portanto, capazes de ter mais tempo para se concentrar em outras atividades que melhoram o desempenho geral da empresa. Por exemplo, os trabalhadores podem direcionar seu tempo para inovar maneiras melhores de organizar o inventário. Os sistemas de indexação e recuperação são algumas áreas específicas que eles podem examinar. Além disso, a equipe também pode esclarecer outros funcionários da empresa sobre como acessar informações sobre ações rapidamente quando necessário. Os funcionários de estoque também podem ter a oportunidade de explorar outras habilidades, como análise de dados, pesquisa de mercado e marketing, com base em previsões de registros anteriores.
Identificando problemas imediatamente
Um inventário de registros preciso permite que uma empresa identifique problemas que afetam seu desempenho, como perda de produto por danos, roubo ou causas desconhecidas. Manter um olho nos registros de inventário ajuda a empresa a economizar dinheiro ao detectar problemas assim que eles aparecem, e não no final do ano, durante o levantamento anual. Sejam eles erros cometidos pelos vendedores ou procedimentos omitidos no depósito ou no campo, um inventário de registros preciso ajuda a identificar esses problemas usando verificações e balanços para reconciliar as vendas.