KPI explicado
Os principais indicadores de desempenho ajudam os gerentes a analisar e interpretar o desempenho de suas organizações. Escolher apenas alguns pontos de dados operacionais para incluir em uma revisão reduz a complexidade. Os gerentes de sucesso identificam suas necessidades informacionais e determinam quais dados usar como indicadores de desempenho de negócios. Examinando os níveis de desempenho, os gerentes podem ver onde estão os problemas e desenvolver estratégias de melhoria. Além disso, os executivos da empresa revisam os relatórios de KPI para monitorar os negócios em geral e tomar decisões estratégicas de gerenciamento. Em alguns casos, os relatórios de KPI produzidos como parte das demonstrações financeiras anuais também permitem que as empresas demonstrem conformidade com os regulamentos de relatórios.
Características
Usados apropriadamente, os principais indicadores de desempenho apresentam números quantificáveis usados para analisar e direcionar funções de negócios. Um indicador de desempenho mostra um nível de desempenho dentro de uma parte específica do negócio. Quadros ou relatórios executivos normalmente apresentam um conjunto de KPIs para mostrar o progresso da empresa em direção à realização de metas estratégicas. Transações de clientes em um dia, vendas fechadas, chamadas de serviço de suporte e satisfação do cliente tendem a ser facilmente contadas. Escolher os KPIs certos envolve analisar as necessidades do negócio e selecionar as fontes mais relevantes. Os KPIs também ajudam a reduzir a incerteza sobre como o negócio está funcionando.
Benefícios
Uma vez que os líderes executivos definem uma estratégia corporativa, eles podem projetar KPIs para acompanhar o progresso e melhorar o desempenho da empresa. Os KPIs fornecem informações necessárias para tomar boas decisões de negócios. As principais perguntas de desempenho ajudam os gerentes a descobrir o que é realmente importante. Monitorar os KPIs usando ferramentas e técnicas de inteligência de negócios permite que um gerente avalie o estado atual do negócio e defina um curso de ação para alcançar uma condição comercial futura desejada. Sem saber qual parte do negócio tem desempenho insatisfatório, os profissionais de negócios podem adivinhar a solução. Em vez disso, examinando os KPIs, os gerentes podem determinar se um negócio está melhorando ou diminuindo e decidir o que fazer. Por exemplo, se o KPI para a satisfação do cliente diminuir consistentemente por vários meses, uma empresa pode implementar programas para tratar das deficiências do produto e dos procedimentos de solução de problemas do suporte ao cliente.
Componentes
Um KPI geralmente consiste em uma diretiva, indicador, prazo, referência e destino. Por exemplo, uma diretiva pode "aumentar a satisfação do cliente" para um departamento de suporte ao cliente. "De 40% a 50%" pode ser o indicador. "Até o final do ano fiscal" normalmente representa um objetivo razoável. "Alinhamento com os padrões da indústria" representa um benchmark geral. Outro elemento geralmente descreve com que frequência a organização relata os dados; por exemplo, mensal, trimestral ou anual.
Uso
Os gerentes usam os KPIs como uma dica visual para determinar o desempenho de um negócio. Por exemplo, os KPIs típicos mostram quais projetos atingiram marcos, quantos projetos estão atrasados ou adiantados e qual porcentagem do trabalho foi concluída. Um administrador de sistema ou gerenciador de banco de dados geralmente configura os KPIs para que os profissionais de negócios possam visualizar facilmente os dados de métricas operacionais coletados dos sistemas da empresa. Aqueles com os níveis de acesso corretos podem visualizar e extrair relatórios. Em alguns casos, a entrada manual de dados fornece informações suficientes para produzir comparações relevantes.
Considerações
Supervisionar os KPIs pode ser difícil e caro. Alguns KPIs, como o moral dos funcionários, podem ser difíceis de quantificar e avaliar em diferentes empresas, indústrias ou culturas. Reconhecer que os KPIs funcionam como um guia para a tomada de decisões, em vez de garantir, garante o uso adequado na gestão de um negócio bem-sucedido e na tomada de decisões acertadas.