Ouvindo Habilidades em Comunicação Empresarial

Para uma comunicação verdadeiramente eficaz, as pessoas de negócios devem aprimorar suas habilidades de escuta para garantir que compreendam totalmente a mensagem: não apenas o conteúdo, mas a motivação por trás do que está sendo dito, as circunstâncias em que estão conversando, até mesmo o que é deixado de fora conversação. Os colegas devem ouvir com os ouvidos e os olhos, captando o tom da voz e as sugestões físicas para captar toda a mensagem.

Audição

Literalmente, você não pode ouvir se não puder receber informações audíveis. Para facilitar a audição, encontre um local sem interrupções ou ruído de fundo - espaço que pode ser difícil de encontrar em uma linha de montagem ou em uma área de vendas. Reduza o ruído de fundo, as chamadas telefônicas, os avisos de e-mail enviados por ping ou qualquer outro estímulo que possa levá-lo a várias tarefas. Pare o trabalho, olhe para o colega e concentre-se no que ele está dizendo.

Atender

Com distrações físicas minimizadas, concentre-se no alto-falante, filtrando ideias irrelevantes. Espere até que o colega de trabalho termine um pensamento, permitindo pausas entre as frases. Mesmo se você concordar com o que ela diz, interromper o pensamento pode distraí-la ou fazê-la sentir-se muito desconfortável para aprofundar o pensamento. Fatos importantes ou idéias vão embora dessa maneira, às vezes permanentemente.

Compreensão

Depois de receber a mensagem, faça o acompanhamento para garantir a compreensão. Faça perguntas para esclarecer as partes sobre as quais você se sente inseguro, de preferência repetindo o ponto específico que é um problema e pedindo a seu colega que elabore ou reformule até obter clareza.

Respondendo

Durante toda a conversa, mas principalmente no final, forneça feedback. Manter contato visual, com o corpo diretamente voltado para o falante, e acenar ou encorajar com “sim” ou “eu vejo”. Então, recapitule ou parafraseie pontos-chave, resumindo com suas próprias palavras o que ouviu e dando ao orador tempo para confirmar ou corrigir esses resumos.

Lembrando

A maneira mais importante de fazer com que o orador se sinta confiante de que ele foi ouvido é lembrar da conversa. Durante a conversa, anote pontos ou frases para refrescar sua memória mais tarde. Essas notas podem incluir sinais não-verbais, como "pareciam muito agitadas" ou "entusiasmadas" para ajudar a lembrar a intensidade ou o tom da mensagem. Procure informações específicas sobre as quais agir, depois volte ao seu colega de trabalho e mostre como essas ações fizeram a diferença. Isso reforça a confiança e a confiança que você realmente ouve e incentiva os colegas a falar mais frequentemente.