Reuniões de Longa Distância vs. Reuniões face-a-face

As reuniões são um elemento importante do gerenciamento de negócios. Eles permitem que as empresas realizem projetos, tomem decisões políticas, resolvam problemas de negócios, compartilhem informações e motivem os funcionários. Tradicionalmente, as empresas organizavam reuniões presenciais em um único local, com pessoas de outros locais viajando para o local da reunião. No entanto, o custo crescente das viagens de negócios, aliado ao surgimento de tecnologias como videoconferência e conferência via Web, encorajou as empresas a mudar para reuniões de longa distância, cujos membros participam de seus próprios locais usando telefones ou links digitais.

Viagem

A viagem tornou-se um dos fatores mais importantes na decisão entre reuniões de longa distância ou reuniões face a face. Os participantes que viajam para reuniões podem incorrer em custos de transporte e acomodação, dependendo da duração da viagem. As viagens também consomem tempo, com um impacto subsequente na produtividade dos funcionários. Defensores de reuniões de longa distância argumentam que os funcionários podem usar o tempo de viagem de maneira mais produtiva em tarefas que são importantes para o sucesso do negócio. As empresas também consideram as questões verdes em suas decisões de reunião - reduzir as viagens a reuniões ajuda a reduzir a pegada de carbono de uma empresa.

Conteúdo

Durante uma reunião, os participantes podem compartilhar ou revisar documentos, fazer ou visualizar apresentações ou votar em decisões importantes. Os participantes podem realizar qualquer uma dessas atividades em reuniões presenciais ou de longa distância. Tecnologia de conferência pela Web - um serviço de conferência pela Internet - oferece aos organizadores da reunião a capacidade de apresentar o mesmo conteúdo a todos os participantes e usar os sistemas de pesquisa on-line para permitir que os participantes votem em questões importantes.

Contato

Em uma reunião presencial, os participantes podem ver as reações dos outros, reconhecendo a linguagem corporal e os gestos. Esses sinais não verbais ajudam os participantes e os líderes a saber se os outros entendem os pontos que estão fazendo. Os participantes também podem formar relações de trabalho durante uma reunião presencial, ajudando a fortalecer o trabalho em equipe. Os participantes em reuniões de longa distância não têm as mesmas formas de contato face a face, dificultando a avaliação do sucesso da reunião pelos líderes.

Ao controle

Pode ser difícil para os líderes controlarem o comportamento e a participação em uma reunião de longa distância. Quando os participantes participam de uma conferência em seus computadores, por exemplo, eles também podem gastar tempo lidando com e-mails ou trabalhando em outros documentos, tendo apenas um papel passivo na conferência. Os líderes da reunião acham mais difícil envolver todos os participantes e garantir que todos façam uma contribuição efetiva.

Flexibilidade

Quando as pessoas em locais diferentes precisam organizar uma reunião a curto prazo, as reuniões on-line são rápidas e fáceis de organizar em comparação às reuniões presenciais. A tecnologia de comunicação está disponível e permite que os funcionários verifiquem a disponibilidade de outros participantes em potencial, enquanto muitos provedores de serviços permitem que os organizadores configurem conferências pela Web sem a necessidade de uma reserva prévia. Isso dá aos organizadores da reunião a flexibilidade de lidar rapidamente com problemas urgentes e manter a dinâmica de projetos importantes.

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