Merchandising Business Accounting Terms
O proprietário de uma empresa precisa entender seus números para garantir que esteja no caminho certo para a lucratividade e o crescimento desejado. Sem entender as coisas como custos, margens e lucros, o proprietário está arriscando o investimento de capital e esperando que seu negócio acabe sendo lucrativo. Embora muitos termos contábeis se apliquem, independentemente do tipo de negócio que você executa, alguns termos são específicos do setor de merchandising. Aproveite o tempo para entender os termos e o que eles significam, para que você mantenha seus livros adequadamente e mantenha o controle sobre a saúde de sua empresa.
Definindo negócios de merchandising
Um negócio de merchandising vende produtos referidos como mercadoria. Este é um dos tipos de negócios mais comuns. Um comerciante compra produtos já fabricados e vende-os para obter lucro. O negócio poderia ter uma loja ou o proprietário poderia vender seus produtos como um vendedor de rua ou até mesmo como um negócio de porta em porta. A internet tornou as empresas de merchandising fáceis de estabelecer e com pouco risco de capital.
Muitas empresas com mercadorias têm lojas que mantêm estoque. Estas lojas de tijolo e argamassa variam em tamanho, mercadoria e pontos de preço. Uma loja de brinquedos é um negócio de merchandising. Um revendedor de computadores é um negócio de merchandising. Roupas, utilidades domésticas e lojas de artigos para animais de estimação são todos os tipos de empresas de merchandising que você provavelmente encontrará regularmente.
Drop-shipping é a última tendência em que o distribuidor atacadista estabelece um programa em que um vendedor on-line vende mercadorias que ainda não comprou. Quando o consumidor compra o produto, a empresa faz um pedido sob demanda, e o atacadista de entrega direta cumpre o pedido diretamente ao consumidor. Isso significa que a empresa não precisa manter estoques, o que reduz os custos de armazenamento e garante os itens mantidos em estoque contra possíveis perdas. Estar on-line reduz ainda mais as necessidades de espaço físico de escritório e lojas físicas.
Termos Contábeis Comuns
Independentemente de qual indústria você opera, há termos de contabilidade comuns relevantes para todos os setores. Aprenda esses termos para gerenciar com mais eficiência o fluxo de caixa e os lucros. Estabelecer práticas contábeis sólidas desde o início, para evitar recuar e consertar as coisas mais tarde; tudo o que custa mão de obra e pode levar a erros.
Mercadoria : é isso que você vende. Você compra as mercadorias do fabricante do produto ou as obtém de uma empresa fornecedora de atacado ou distribuidor. A mercadoria é comprada com a intenção estrita de revender os itens para os consumidores.
Custo de Mercadorias Vendidas : Também é referido como COGS, e será listado na forma abreviada na maioria das demonstrações financeiras. O COGS para uma empresa de manufatura é o custo dos materiais, além dos suprimentos e mão-de-obra para criar o produto. Como um expositor geralmente está comprando produtos já feitos, o COGS é o preço pago para adquirir mercadorias.
Sistema de Inventário Periódico : Esse sistema de contabilidade de estoque registra o estoque em períodos especificados, como no final de um trimestre.
Sistema de Inventário Perpétuo : Este sistema de contabilidade de estoque registra estoque com cada transação. Isso é muito popular com sistemas de ponto de venda e gerenciamento de armazém automatizados e orientados por software.
Fim do mês : Isso também é visto como EOM em relatórios financeiros e faturas de compra. A EOM descreve o crédito concedido pelo vendedor ao comprador, exigindo que o pagamento seja feito até o final do mês.
Free on Board : O FOB refere-se ao momento em que o comprador assume a propriedade; assim, a responsabilidade da mercadoria do atacadista ou distribuidor. As duas partes devem determinar quem paga pelo frete e quando o comprador aceita a propriedade, o risco e o dano potencial. Isso é chamado de ponto FOB. Se o contrato for FOB Shipping Point, o comprador aceita a responsabilidade e paga todos os custos de envio do local do vendedor. Destino FOB significa que o vendedor mantém a responsabilidade e os custos de envio até que as mercadorias sejam recebidas no local do comprador - nesse ponto, o vendedor registra a venda.
Total de Receitas : Refere-se à quantia de dinheiro coletada ao vender mercadorias. Não considera nenhum custo associado à obtenção de produtos ou ao funcionamento da empresa.
Margem Bruta : Este é um indicador preliminar de lucratividade. A margem bruta subtrai o CPV das receitas. Isso geralmente é traduzido em uma proporção, considerando a margem bruta e dividindo-a por receita expressa em porcentagem. Quanto maior a porcentagem, mais rentável você é com o preço da mercadoria.
Margem Líquida : A margem líquida vai além da margem bruta, subtraindo os custos operacionais, juros e impostos pagos para movimentar o negócio a partir da margem bruta. O lucro líquido é a linha de fundo da sua empresa.
Termos de crédito : Ao comprar de distribuidores ou atacadistas, um expositor pode obter crédito estendido pelo estoque. Os termos incluem o tempo e juros devidos. Merchandisers recebem um desconto se pagos dentro de um período de tempo designado antes que os prazos de crédito expirem. A equação n / 10 = EOM determina isso onde a MOE geralmente é de 30 dias. Isso significa que há um desconto se o saldo for pago no prazo de 10 dias.
Período de Crédito : O período de crédito é a duração das condições de crédito. Normalmente, as faturas são devidas em 30 dias. Outros períodos de crédito existem, alguns que se estendem por 90 dias. As penalidades são avaliadas se os pagamentos não forem feitos em tempo hábil e você pode perder a capacidade de comprar a crédito com o distribuidor.
Desconto à vista : Um desconto à vista é um termo que se refere a descontos concedidos a clientes que efetuam pagamentos em dinheiro. Há menos taxas para o comerciante aceitar dinheiro, demonstra o pagamento pontual e total e incentiva os clientes a comprar com dinheiro pelo desconto. Este é um desconto de vendas e não um desconto de compra entre o comerciante e o atacadista.
Encolhimento : Este termo refere-se a uma redução nos números de estoque em um sistema de estoque permanente. Questões relacionadas a roubo, quebra, deterioração e trânsito contribuem para o encolhimento. Se uma empresa não estiver atualizando registros de estoque com números manuais, ela pode não perceber que está ocorrendo um encolhimento e correr o risco de não conseguir atender aos pedidos.
Contabilidade de entrada dupla
Entrada dupla, contabilizando um sistema de manter sempre livros balanceados. Para cada crédito, há um débito e vice-versa, o que significa que, independentemente da transação, há um acréscimo a uma categoria e subtração a outra. A conta de entrada dupla é usada com sistemas de estoque permanente. É baseado na equação: ativos = passivos + patrimônio líquido do proprietário.
Categorias de conta são estabelecidas. Por exemplo, existe uma conta em dinheiro que monitora todo o dinheiro da empresa. Existe uma conta de inventário, uma conta de marketing, folha de pagamento e utilitários. Algumas empresas são muito específicas com categorias para entender completamente de onde o dinheiro está vindo e para onde está indo.
Considere este exemplo para uma loja de roupas usando o sistema de entrada dupla. O proprietário tem muitas categorias, mas, para este exemplo, usaremos a conta de caixa e a conta de estoque. Quando o dono compra 10 vestidos do atacadista por US $ 100, acrescenta US $ 100 à coluna de estoque e subtrai US $ 100 da conta em dinheiro. Em seguida, ela vende um vestido por US $ 50, subtraindo-o do estoque e adicionando-o ao dinheiro, já que o patrimônio de seu dono aumentou.
Estabelecendo Livros de Negócios
Existem muitos programas de software que ajudam as empresas de mercadorias a não apenas rastrear dinheiro. Eles podem integrar o inventário e os sistemas de ponto de vendas para ajudar a manter números em tempo real para os negócios. Também simplifica a contabilização de entrada dupla, reduzindo a probabilidade de erros com uma transação de débito ou crédito transposta.
Ao estabelecer os livros de negócios de merchandising, o proprietário da empresa deve dar uma olhada em uma declaração de renda da amostra. No mínimo, deve haver uma categoria que corresponda a cada uma delas. Pode haver subcategorias para executar relatórios específicos, mas a demonstração de resultados será muito mais fácil de criar se você tiver as categorias estabelecidas de acordo com as necessidades do relatório. Isso significa que deve haver uma categoria de COGS que defina inventário. Também haverá categorias para despesas, como despesas operacionais e folha de pagamento, que se correlacionam a seções na demonstração de resultados. Juros e impostos são as outras categorias essenciais.
As subcategorias podem incluir impostos federais, estaduais e de vendas na categoria de imposto. As despesas operacionais geralmente incluem aluguéis de locação e utilidades. A folha de pagamento pode incluir despesas com salários reais, além de quaisquer benefícios adicionais oferecidos. Determine as informações de que você precisa para administrar e expandir seus negócios e tenha as informações certas de maneira rápida e eficiente.
Exemplo de Negócios de Merchandising
Dê uma olhada em um exemplo de negócio de merchandising. Considere uma loja de artigos para animais que venda camas de cachorro e canis. A loja pode ter dois distribuidores, um para as camas e outro para os canis. Pode haver uma diferenciação entre os termos de crédito e o FOB para cada um dos fornecedores.
O vendedor de camas pode exigir o ponto de embarque FOB com os termos de crédito da EOM de 1%. O custo de 100 leitos é de US $ 10.000, mais US $ 180 para envio. O comprador responde pelo COGS como $ 10.180 mais 1% ou $ 10 em juros. Isso é subtraído do dinheiro e creditado nas contas de estoque e de impostos. O vendedor pode vender cada cama por US $ 50 cada, totalizando US $ 50.000 em receita potencial. No entanto, 50 dos seus 100 leitos são perdidos no transporte que não tinha seguro para protegê-lo. Isso reduz seu potencial de receita para US $ 25.000 devido ao encolhimento, já que ele era a parte responsável com base no ponto de entrega FOB.
Os restantes leitos de cachorro vendidos aos $ 25.000 são adicionados ao dinheiro enquanto o estoque é debitado por transação. A margem bruta é de US $ 25.000 - US $ 10.180 = US $ 14.820 ou 59%. Se todos os 50 leitos tivessem sido vendidos, a margem bruta aumentaria para US $ 39.820 ou 79, 6%.
O atacadista de canil permite o destino FOB, mas recebe o pagamento no momento da entrega. O merchandiser não tem espaço para muitos canis e não é um grande vendedor, então ele só pede 10. Dez canis são enviados, mas um é quebrado em trânsito. O COGS é de US $ 50 por canil ou US $ 500 no total. O vendedor paga o frete e substitui o canil quebrado. O comprador então revende os canis por US $ 100 cada, para um total de US $ 1.000 em receita bruta. Sua margem de lucro bruto é de 50% = US $ 1.000 - US $ 500 / US $ 1.000. Embora tenha menos itens com margens menores, ele reduz sua exposição ao risco, com base nos termos.
Colocando tudo junto
A contabilidade de um negócio de merchandising requer o entendimento dos custos e termos de compra dos fornecedores. Quanto melhor o empresário puder negociar os termos, maiores serão suas margens de lucro e menos riscos ele assumirá, com base na possível perda ou quebra. Com o software correto configurado com categorias que pertencem aos itens de linha diretos na demonstração de resultados, o proprietário de uma empresa pode verificar sua saúde comercial a qualquer momento, executando alguns relatórios.
É sempre aconselhável usar um contador ou CPA para ajudar a estabelecer contas e programas de software, se você não tiver certeza sobre como configurar as coisas. Isso reduz o tempo que mais tarde é necessário para fazer inventário, pegar arquivos e gerar relatórios. Quando tempo é dinheiro, quanto mais tempo um comerciante de mercadorias puder gastar na venda de bens, mais produtivo e lucrativo ele será.
Os proprietários de empresas devem analisar os lucros brutos das vendas globais, bem como das linhas de produtos individuais. Isso ajuda a determinar se um produto específico vale realmente o tempo, o esforço e o risco financeiro de obter estoque. Alguns itens com margens mais baixas podem fazer parte de uma estratégia de promoções para colocar os consumidores na porta. Se uma empresa vende uma lanterna por US $ 1, mesmo que o dono da empresa pague noventa e nove centavos por ela, ele poderia estar usando isso como líder de perda para vender cintos de ferramentas com uma margem bruta de 60%. Os proprietários de empresas devem considerar como um produto pode impulsionar as vendas para itens mais caros e desenvolver estratégias em torno disso. Monitore o progresso para determinar se a estratégia está funcionando.