Quais são os benefícios de usar um sistema de inventário informatizado?

Ainda é possível operar um negócio sem um computador, mas teria que ser um negócio muito pequeno e você definitivamente estaria fazendo as coisas da maneira mais difícil. Como é provável que você tenha computadores em sua empresa, faz sentido maximizar o valor que você obtém deles. Uma maneira de fazer isso é informatizar seu sistema de inventário. Você pode usar o computador apenas para agilizar a manutenção de registros ou acessar um sistema completo de inventário em tempo real, dependendo de suas necessidades, mas, de qualquer forma, você se beneficiará de tê-lo informatizado.

Sistemas de Inventário Periódico vs. Perpétuo

De um modo geral, existem duas maneiras de gerenciar seu inventário. Uma é contando-a fisicamente periodicamente em intervalos regulares e, em seguida, reconciliando seu inventário real com os números mostrados em seus livros depois de contabilizar os pedidos recebidos e as vendas de saída. Esse método se beneficia da informatização de várias maneiras, embora, se o seu negócio for pequeno o suficiente, você pode mantê-lo inteiramente "old school" usando canetas e papel.

Empresas com estoques maiores para gerenciar e maior rotatividade de produto, geralmente favorecem o que é chamado de sistema de inventário perpétuo. Esse tipo de sistema acompanha suas vendas e pedidos em tempo real, atualizando sua contagem de estoque em todas as transações. É aí que os benefícios da informatização aparecem com mais clareza.

Contagem Rápida e Precisa

Mesmo se você usar um sistema de inventário permanente, precisará fazer uma contagem física ocasionalmente para garantir que seus registros de estoque estejam precisos. Uma das maiores vantagens de um sistema de inventário informatizado é que ele permite uma contagem mais rápida e precisa.

A digitalização de códigos de barras ou códigos QR é mais rápida e fácil do que anotar números de estoque manualmente ou folhear páginas de folhas de inventário, procurando o item correto. Isso também significa que você não terá que transferir esses números manualmente para o seu software de contabilidade ou banco de dados de estoque, o que elimina outra possível fonte de erros e várias horas de tempo de entrada de dados. Em vez disso, é um upload eletrônico rápido.

Melhor recebimento e envio

Sistemas informatizados de inventário simplificam também o envio e o recebimento de pedidos e deixam menos espaço para erros. Você pode simplesmente digitalizar o produto no inventário conforme ele é recebido e ele será exibido no inventário disponível. Da mesma maneira, quando você envia um pedido para seus clientes, é possível digitalizar cada item fora do estoque.

No varejo, seus caixas fazem a mesma coisa que passam ou digitalizam cada item vendido. Você ainda precisará treinar sua equipe para verificar novamente o conteúdo de cada caixa em relação ao pedido ou fatura, mas ainda estará eliminando uma ou mais etapas de entrada de dados nas quais os erros podem ocorrer.

Encolhimento Reduzido e Inventário Ausente

Toda vez que você contar seu inventário, você descobrirá que parte do que você supostamente tem não está lá. Há uma série de possíveis motivos para isso, com roubo em lojas e roubo de funcionários liderando a lista. Seus próprios erros administrativos internos e fraudes de fornecedores também são fatores significativos.

De acordo com os números da pesquisa da National Retail Federation de 2017, eles representam um total combinado de mais de 26% de redução, o que pode resultar em dinheiro real. Ao reduzir as oportunidades de erros nos seus processos de contagem, envio e recebimento, os sistemas informatizados de inventário podem ajudar a reduzir esse número.

Melhor gerenciamento de estoque

Se você usar um sistema de inventário periódico, sua contagem de estoque contábil estará desatualizada no momento em que seu contador concluir a atualização dos dados. Isso significa que você precisará sempre carregar pelo menos uma pequena quantidade de estoque extra para cobrir suas vendas projetadas ou sua produção projetada, se for um restaurante ou fabricante. Isso amarra dinheiro e espaço de armazenamento que você teria à sua disposição.

Com um sistema de estoque perpétuo computadorizado, você sempre saberá seus níveis de estoque com apenas um relance. Você pode ser capaz de carregar menos estoque ou até mesmo ir para um sistema completo de inventário just-in-time, com o produto chegando de seus fornecedores conforme necessário. Isso pode representar uma economia real de custos.

Informações de gerenciamento em tempo real

Uma das vantagens cruciais de um sistema de estoque perpétuo computadorizado é que ele fornece as informações de gerenciamento necessárias em tempo real. Isso vai além dos números de vendas e estoques atuais, para o coração de suas operações. Considere seu custo de mercadorias vendidas (COGS), por exemplo. É uma figura que mede a eficiência com que você transforma seus suprimentos em receita de vendas ou, no caso de um varejista, quais margens você fez nos produtos que vendeu.

Em um sistema de inventário periódico, você só conhece verdadeiramente seu COGS ao final de um ciclo de inventário, quando contabiliza fisicamente seu inventário e seu contador pode fazer as contas. No meio, você trabalha a partir de uma suposição de fluxo de custo, o que equivale a pouco mais que um "melhor palpite". Com um sistema de inventário perpétuo, você pode ver um COG atualizado a qualquer momento, o que significa que você identificará e poderá corrigir os problemas conforme eles ocorrem.