O que é um plano de contingência de negócios?

Muitas empresas nem sequer consideram um plano de contingência ou percebem que a opção existe e é uma boa prática. Criar um plano é muitas vezes esquecido ou esquecido quando os tempos estão bons e os negócios estão crescendo. Infelizmente, não é preciso muito para mudar completamente as coisas. Um contratempo técnico que trava um servidor, uma entrega perdida ou um grande projeto que não é pago pode virar um negócio de cabeça para baixo rapidamente.

O planejamento de contingência é o processo de construir um procedimento para se preparar para o pior absoluto. Quando as coisas dão errado, o plano está aí para salvar o seu negócio e fornecer uma oportunidade para colocar as coisas de volta nos trilhos novamente. A maioria das situações de contingência está fora do seu controle e, em muitos casos, não pode ser vista antecipadamente. Você pode criar planos de contingência para responder à falha de elementos que estão sob seu controle imediato, mas esse esforço é mais bem servido na solução desses problemas para assegurar que os negócios estejam funcionando sem problemas. O incontrolável, no entanto, requer um plano para se resgatar e puxar o negócio de volta para cima da água.

Tipos de planejamento de contingência

O tipo exato de plano de contingência que você cria deve depender do tipo de empresa e do local. Por exemplo, uma empresa localizada em uma zona de furacões deve adicionar seguro de inundação e recuperação de danos causados ​​por furacões ao seu plano. O plano em si é essencialmente uma seqüência detalhada de etapas e processos que serão usados ​​nos piores cenários.

Você pode fazer um plano para desastres naturais, déficits financeiros e colapsos do mercado, inflação temporária de preços materiais ou trabalhistas e assim por diante. O plano mais básico cobrirá os aspectos financeiros e materiais do negócio. Um plano detalhado aponta áreas da empresa que estão em primeiro lugar na fila de cortes, onde os funcionários podem ser eliminados e onde os custos podem ser drasticamente reduzidos para economizar despesas imediatamente ao entrar em uma fase de reconstrução. É essencialmente baseado em "E se ...?" cenários. E se o mercado cair? E se houver escassez de mão de obra? E se o cliente não pagar? E se o nosso sistema cair inesperadamente? E se formos hackeados? Pergunte a si mesmo todos os possíveis "E se ...?" que poderia se aplicar à sua empresa e, em seguida, começar a criar um plano para responder a essas perguntas.

Por exemplo: "Se o mercado cair, podemos cortar os custos em 50%, eliminando esses departamentos, e podemos acessar o capital de emergência nessa conta de contingência de poupança". Agora você está construindo um plano que pode salvar o negócio se as coisas girarem na direção errada. Criar um plano de contingência leva tempo e algumas reflexões profundas. O processo deve ser limitado aos proprietários e aos decisores de nível superior. Dizer aos funcionários onde você eliminaria posições no pior dos cenários é simplesmente uma má liderança e não inspirará ou criará confiança.

Como escrever um plano de contingência

O plano de contingência funciona como uma sequência de eventos com base na prioridade.

Primeiro, faça uma lista dos principais eventos que podem mudar o curso dos negócios para pior. Construa uma resposta individual para cada um desses eventos. Como você se preparará e quais etapas práticas você executará após os eventos?

Depois de ter cada cenário e resposta no papel, é hora de priorizar. No caso de uma crise financeira, que passos de contingência são os mais importantes? Quais ativos eqüitativos podem ser vendidos ou usados ​​como garantia contra um empréstimo temporário ou uma linha de crédito? Onde você pode cortar alguma gordura imediatamente sem perder terreno nos processos? Coloque essas coisas em ordem de importância para que você possa ter um plano de ação pronto para ser usado imediatamente após tomar um grande sucesso. Você não vai empurrar todos os passos ao vivo de uma só vez, então reserve um tempo para priorizar seus cortes e ações.

Cronometrando o Plano

O tempo é difícil em uma situação de contingência, mas ter um cronograma aproximado ajuda a gerar resultados acionáveis. Você pode definir prazos finais contra as etapas de contingência em direção à recuperação. A parte mais importante sobre o tempo é manter a empresa solvente. Se você vende um número X de ativos, corta um departamento e toca em um fundo de emergência, quanto vai ajudar e por quanto tempo? Você tem que saber que tipo de período de tempo você precisa para se recuperar. Quanto estoque deve vender nesse período para se recuperar? Quanta receita o levará a um ponto de equilíbrio. Na pior das hipóteses, a compra da empresa por um ano de tempo de recuperação é útil. Mais de um ano não costuma ser realista, mas, em alguns casos, pode ser que você precise desse tempo para sobreviver e passar por um período de crescimento econômico ruim. Você também pode definir intervalos de tempo ao longo de cada etapa de contingência. Por exemplo, o retorno do seguro contra desastres lhe dará dois meses e um novo inventário. Se isso não for suficiente, aproveitar as poupanças lhe dará mais dois meses. Se isso falhar, cortar despesas específicas lhe dará mais dois meses. Seu negócio está no modo de sobrevivência e cada centavo conta para mais tempo de recuperação.

Financiamento e Seguro de Emergência

Você pode ficar à frente da curva de financiamento de emergência e apólices de seguro para situações de contingência. É bom ter uma linha de crédito de emergência pré-aprovada ou uma conta poupança guardada para um dia chuvoso. Isso economiza uma tonelada de tempo e dores de cabeça se as coisas vão para o sul. Você pode usar esses recursos imediatamente para fazer as coisas funcionarem novamente ou para se manter à tona até a tempestade passar. Um bom método para construir suas economias de contingência é através de uma simples auto-tributação. Reserve uma pequena porcentagem da receita mensal e observe seu fundo crescer. Quando há uma emergência, você pode se apoiar nesse fundo para permanecer operacional e solvente. Se o déficit for de todo o setor, muitos de seus concorrentes sem planos de contingência fecharão suas portas. Os negócios restantes são todos mais fortes depois de sobreviver e podem capturar uma fatia maior do mercado de recuperação.

Seguro contra desastres naturais e qualquer coisa fora de seu controle também é um ótimo recurso. Compre planos de seguro de olho nos planos que têm uma opção de reembolso por ativos perdidos em desastres naturais e qualquer situação de pior caso. É comum economizar alguns dólares no prêmio mensal ignorando as proteções complementares - mas esses pequenos detalhes e pagamentos extras são os que salvam seus negócios. Trabalhe de perto com seu agente e use um advogado, se possível, para maximizar seu potencial de pagamento e o valor do pagamento para manter a política.

Planos de Pequenas Empresas

Construir um plano de contingência para uma pequena empresa é simples, porque a empresa tem menos funcionários e partes móveis. Em alguns casos, é uma questão de cortar despesas de negócios e sair da queda com uma conta poupança. A pequena empresa tem a vantagem de ser ágil e sensível às rápidas mudanças no mercado. Uma pequena empresa, no entanto, tem a desvantagem de normalmente possuir menos ativos e depender mais desses ativos para a receita diária. Nesse caso, o plano de contingência deve se basear na proteção desses ativos e em tudo o que for necessário para gerar receita.

Por exemplo, um empreiteiro de paisagismo deve evitar vender seu equipamento a todo custo. Se você possui duas retroescavadeiras, talvez seja necessário vender uma na pior das hipóteses, mas vender ambas as retroescavadeiras é o mesmo que sair do negócio, a menos que você possa acessar o equipamento de outra maneira. Possuir os bens diretamente ajuda muito quando possível. Trabalhar para possuir seus ativos mais básicos e necessários quando a receita está no auge significa que você não está buscando pagamentos para permanecer à tona durante uma queda.

Negócio Médio e Empresarial

Há mais funcionários e peças móveis em empresas maiores com funções de trabalho diversas e vários departamentos. Seu plano de contingência deve procurar os departamentos e ativos menos importantes primeiro para os cortes. Um negócio maior requer contabilidade detalhada e uma visão estratégica ampla para lidar com situações ruins. Qual aspecto do negócio tem a melhor receita e a menor estrutura de custos indiretos? Enquanto as grandes empresas têm mais áreas para cortar e mais peças para se movimentar, isso também pode atolar em uma recessão ou emergência. A capacidade de aprovar o plano de contingência rapidamente pode fazer ou quebrar o negócio. Desperdiçar tempo crítico enquanto a receita sobe em espiral pode empurrar o negócio para o limite até um ponto em que é simplesmente tarde demais para se recuperar.

Como Organizar e Aplicar o Plano

Ter seu plano de contingência no papel é ótimo, mas você precisa atribuir funções e realmente impor o plano. Ao criar o plano, faça isso com uma pequena equipe de funcionários de nível mais alto ou mais confiáveis. O proprietário da empresa é responsável por determinar quando aplicar o plano, e os outros membros da comissão têm papéis específicos a desempenhar. Atribuir um papel de coordenador para gerenciar as ações após o plano ter um sinal verde para seguir em frente. O coordenador seguirá as etapas práticas para garantir que o plano seja seguido e executado adequadamente. Essa pessoa é essencialmente o gerente de plano, e eles mantêm tudo em movimento enquanto cobrem seus passos legalmente. Um auditor é então adicionado para verificar novamente a contingência e procurar pontos fracos. Encontrar fraquezas e revisar o plano pode ser necessário, porque nada é estático nos negócios. Por último, uma pessoa deve ser encarregada do difícil papel de comunicação. Esta é a pessoa que comunica os novos procedimentos e organização de negócios aos funcionários e ao mundo exterior. Isso pode significar impor demissões e justificar cada ação em um papel voltado para o público.

O planejamento de contingência não é uma arte exata e, em muitos casos, trata-se de analisar os números e trabalhar em direção a uma meta positiva de receita. Manter metas claras e manter o plano geral, ao mesmo tempo em que revisamos e testamos ao longo do caminho, é uma abordagem sólida. A capacidade de se adaptar ao localizar novas oportunidades e transformar um negócio em dificuldades não é tarefa fácil e requer processos difíceis de tomada de decisão.

Planos de Contingência Positiva e Excedente

A maioria das situações de contingência requer preparação para o cenário de pior caso inesperado, mas em alguns casos, um plano de contingência é necessário para um crescimento positivo. Uma empresa pode se esforçar quando o crescimento acontece rapidamente e não pode ser dimensionado adequadamente. É uma linha estranha de raciocínio, mas crescer muito rapidamente pode prejudicar uma empresa que não está preparada. Um plano de contingência positivo é estabelecido para gerenciar o crescimento enquanto se expande de maneira sustentável e eficaz. Um aspecto importante desse processo é manter um grupo de consultores externos disponíveis para obter conselhos e recursos em um cenário otimizado. Esse plano positivo também funciona junto com seu plano de contingência negativo, porque os novos departamentos e os processos de gerenciamento de crescimento funcionam ao contrário quando as coisas falham. À medida que você aumenta o negócio e cresce, preste muita atenção em quais partes móveis são mais produtivas e necessárias e quais podem ser atingidas ou cortadas, se necessário. Não é um processo fácil, mas fazer essas observações durante a fase de crescimento é uma prática útil e produtiva.

Recomendado

Como criar um modelo de agenda de reunião
2019
Como Fazer um Blogroll Mostrando Novas Entradas de Blog no WordPress
2019
A taxa de juros permitida sobre notas promissórias
2019