Quem está autorizado a assinar um W9?

O objetivo de um formulário W9 é fornecer uma entidade que emita pagamentos tributáveis ​​a uma empresa com o número de identificação de imposto federal da empresa. O IRS usa um W9 para combinar a receita que os destinatários reportam aos pagamentos que os beneficiários relatam, reduzindo a probabilidade de fraude fiscal. Embora apenas um diretor corporativo autorizado possa assinar alguns formulários fiscais, um formulário W9 não é um deles.

Forma W9

Para preencher o formulário W9, o indivíduo que preenche o formulário deve conhecer o nome comercial e endereço da entidade que relata e o tipo de entidade, como uma empresa de responsabilidade limitada ou uma corporação. A pessoa que preenche o formulário também deve saber o número de identificação do empregador da entidade e se a organização está isenta de retenção na fonte.

Pessoa dos EUA

A pessoa que assina um W9 deve ser uma "pessoa dos EUA". Isso significa que o signatário deve ser um indivíduo que seja um cidadão dos EUA ou um estrangeiro residente nos EUA. O signatário deve ter o consentimento da organização para assinar um W9 em seu nome, mas o consentimento pode ser oral ou implícito. Não há exigência de que uma empresa crie uma autorização por escrito para assinar um W9.

Política da Empresa

Uma empresa pode estabelecer uma política que especifique quem está autorizado a assinar um W9 em seu nome. Se uma empresa adotar tal política, ela poderá restringir os signatários aos funcionários que atenderem às qualificações de cidadania ou residência dos EUA e que também tenham conhecimento pessoal do número de identificação do empregador da empresa. Na ausência de uma política, praticamente qualquer funcionário que seja um cidadão dos EUA e que conheça as informações solicitadas no W9 pode assinar o formulário.

Penalidades

O signatário de um W9 certifica, sob pena de perjúrio, que as informações fornecidas são verdadeiras. Falsamente falsificar uma certificação em um W9 pode resultar em penalidades criminais. A empresa do signatário também pode enfrentar uma penalidade civil; no entanto, uma penalidade é improvável se o signatário tiver uma razão válida para fornecer informações falsas.