5 diferentes formatos de comunicação empresarial
As empresas geralmente usam vários formatos de comunicação para alcançar o maior público possível ao transmitir mensagens. Cada formato de comunicação oferece vantagens ou desvantagens, dependendo da mensagem que está sendo entregue e dos indivíduos que recebem a mensagem. Além disso, diferentes formatos de comunicação podem custar mais do que outros. Muitas pequenas empresas estão interessadas no custo da comunicação empresarial porque podem não ter grandes quantidades de capital para serviços administrativos. As empresas devem adaptar cuidadosamente sua mensagem para que a menor quantidade de confusão ocorra quando os indivíduos receberem a mensagem e interpretarem seu significado.
Cartas e Memos
Cartas e memorandos são a comunicação empresarial escrita mais tradicional. Cartas são comumente usadas para apresentar informações comerciais oficiais para outras empresas, para pessoas físicas ou para partes interessadas externas. As organizações também podem usar cartas para comunicar contratos de negócios ou construir relacionamentos profissionais com outras empresas no ambiente de negócios.
Os memorandos geralmente são um formato interno de comunicação escrita usado para transmitir informações aos gerentes e funcionários. As empresas podem estar usando menos memos no ambiente de negócios atual, especialmente devido ao aumento do uso de email comercial.
Reuniões
As reuniões oferecem às organizações uma maneira de transmitir informações usando um formato pessoal. As reuniões podem incluir gerentes, funcionários ou clientes. As empresas usam reuniões para garantir que pouca ou nenhuma confusão exista na mensagem transmitida; eles permitem que as pessoas que estão ouvindo o falante tenham a oportunidade de fazer perguntas ou fornecer feedback. Esse formato de comunicação pode ser mais usado por proprietários de empresas, diretores ou gerentes, que costumam se reunir para discutir ideias de negócios importantes antes de tomar uma decisão. Pequenas empresas não podem usar reuniões se tiverem poucos ou nenhum funcionário.
O email
E-mail é uma forma eletrônica de comunicação escrita. Esse formato de comunicação se tornou mais popular à medida que as organizações aumentam o uso de computadores pessoais em suas operações comerciais. O e-mail oferece às empresas um formato quase instantâneo para transmitir uma mensagem ou transferir informações para indivíduos dentro ou fora da organização comercial. Embora a comunicação empresarial por e-mail tenha sido considerada menos formal em seus primórdios, muitas empresas desenvolveram formatos formais de e-mail para comunicação empresarial para manter um nível padrão de profissionalismo. As pequenas empresas costumam usar a comunicação por e-mail porque é uma opção barata para entrar em contato com as partes interessadas internas e externas da empresa.
Mídia social
Sites e redes de mídia social apresentaram um formato de comunicação empresarial relativamente novo. As redes de mídia social permitem que as organizações criem sites ou páginas de fãs e desenvolvam uma sequência de clientes. As empresas podem transmitir informações importantes da empresa por meio dessas redes, oferecer cupons individuais e outros descontos para produtos ou usá-las para atingir diferentes mercados-alvo ou grupos demográficos no mercado econômico. Embora pequenas empresas domésticas possam não achar a mídia social útil, empresas mais estabelecidas podem ter melhores resultados de mídia social.
Bate-papo online
O bate-papo on-line é outro recurso relativamente recente que as empresas estão adicionando aos seus sites. O bate-papo permite que as organizações aproveitem as pessoas que visualizam o site da empresa e apresentem um sistema de resposta que os consumidores podem usar se tiverem dúvidas sobre a empresa ou seus produtos. Em vez de solicitar que os consumidores procurem informações de contato, como números de telefone ou endereços de e-mail, as empresas podem usar um link de bate-papo on-line na página inicial do website para conectar os consumidores diretamente a um representante do atendimento ao cliente.