5 tipos de documentos de negócios
Uma empresa usa documentos para se comunicar, realizar negócios e analisar sua produtividade. Os documentos comerciais variam de breves mensagens de e-mail a contratos jurídicos complexos. Alguns documentos são preparados por funcionários e empresários, enquanto outros são elaborados por profissionais de fora da empresa, como contadores e advogados. Como os documentos fornecem provas das transações de uma organização e podem ser consultados nos próximos anos, é importante que sejam bem redigidos.
E-mails e memorandos
Colegas de trabalho normalmente usam o e-mail para transmitir informações uns aos outros. Antes de o e-mail se tornar predominante, os memorandos eram usados para mensagens no escritório. Os memorandos ainda são usados em situações em que uma mensagem é destinada a acompanhar um arquivo específico e em casos que exigem mais privacidade do que um email.
Tanto um memorando quanto um email identificam o remetente e o destinatário e contêm uma linha de assunto. O texto é formatado em um ou mais parágrafos.
Cartas de negócios para comunicação externa
Cartas comerciais são usadas para se comunicar com pessoas fora do escritório. Os destinatários podem incluir clientes, colegas de outras empresas, prestadores de serviços, profissionais que aconselham a empresa, funcionários do governo e candidatos a emprego. Uma carta comercial geralmente é formatada em estilo de bloco, na qual todos os elementos da carta, exceto o timbre, estão alinhados com a margem esquerda.
Pode ser enviado por email ou entregue por correio. Se uma carta for enviada no texto de um email, o remetente incluirá seu nome, cargo e informações de contato na parte inferior do email.
Relatórios de negócios para transmitir informações
Os relatórios comerciais transmitem informações em um formato mais formal e geralmente mais longo que uma letra. Os relatórios abrangem uma variedade de tópicos, como conformidade de segurança, dados de vendas, dados financeiros, estudos de viabilidade e planos de marketing. Eles podem incluir estatísticas, gráficos, gráficos, imagens, estudos de caso e resultados de pesquisas. Alguns relatórios são publicados para o benefício dos investidores. Se um relatório for periódico, como um relatório mensal de vendas, um modelo será usado por conveniência e para permitir a comparação com relatórios anteriores.
Documentos transacionais para conduzir negócios com clientes
Uma empresa usa documentos para fazer negócios com seus clientes. Para economizar tempo, esses documentos podem ser formatados como um formulário, como um formulário de pedido, uma página de transmissão, uma fatura ou um recibo. Os tipos de documentos transacionais usados variam um pouco pela natureza de um negócio. Um agente de seguros, por exemplo, gera aplicativos e políticas de seguro, enquanto um credor usa aplicativos de empréstimo e documentos de hipoteca.
Em alguns campos, as empresas celebram contratos e contratos com outros; esses documentos podem ser redigidos pelo advogado da empresa.
Documentos financeiros para gerenciar o negócio
Uma empresa usa documentos financeiros para ficar dentro de seu orçamento, preparar propostas de orçamento e enviar declarações de impostos. Esses documentos incluem registros de recebimento, relatórios de folha de pagamento, contas pagas, extratos bancários, declarações de renda, balanços e formulários de declaração de impostos. Esses documentos podem ser preparados pelo contador da empresa.
O proprietário de uma empresa usa esses documentos para determinar o sucesso financeiro da empresa e identificar áreas improdutivas. Um chefe de departamento pode usar documentos financeiros para preparar uma proposta de orçamento.