6 coisas que você precisa saber sobre folha de pagamento

A falha na execução adequada das tarefas da folha de pagamento pode resultar em penalidades das agências governamentais administradoras. Os direitos da folha de pagamento variam de acordo com o empregador. Em geral, incluem a aplicação de leis trabalhistas e tributárias federais, estaduais e locais. Ao conhecer algumas coisas importantes sobre a folha de pagamento, você reduz a probabilidade de erros e penalidades.

Empregado isento versus não-isento

O Fair Labor Standards Act estabelece requisitos federais para os empregados isentos, que são excluídos das provisões de horas extras do ato. Os funcionários que não são excluídos são rotulados como não dispensados ​​e qualificam-se para horas extras se trabalharem mais de 40 horas por semana. A classificação inadequada de funcionários isentos e não isentos pode fazer com que um funcionário com classificação incorreta não receba pagamento de horas extras a que tem direito. Empregados assalariados são geralmente isentos e os trabalhadores horistas normalmente não são isentos, mas nem sempre é esse o caso. Além disso, alguns estados têm seus próprios critérios para status de isenção.

Empregado versus contratado independente

Em um comunicado de imprensa de 2012, o Departamento do Trabalho dos EUA disse que a classificação errônea de funcionários é um problema crescente. Em 2011, mais de US $ 5 milhões foram cobrados em salários atrasados ​​por funcionários que foram erroneamente classificados como contratados independentes. A classificação incorreta de um funcionário como contratado independente pode fazer com que o funcionário não receba certos benefícios, como horas extras, licença médica e familiar e seguro-desemprego. De acordo com o Internal Revenue Service, um contratante independente é um trabalhador por conta própria. Uma relação empregador-empregado existe se o empregador controla como o trabalho é feito e qual trabalho será executado. Um empregado é pago através da folha de pagamento; um contratante independente não é.

Novos procedimentos de contratação

Os empregadores são obrigados a realizar novos relatórios de contratação com uma agência estatal designada logo após a contratação de funcionários. Eles devem verificar se os funcionários estão legalmente autorizados a trabalhar no país e dar a eles os formulários de impostos necessários para serem concluídos. Isso inclui um W-4 para retenção de imposto de renda federal e, se aplicável, o formulário de retenção de impostos do estado. Sem a forma, é difícil para os empregadores reter com precisão os impostos dos funcionários. O novo processo de relatório de contratação exige que os empregadores enviem informações básicas do empregador e do funcionário para a agência estadual. Isso ajuda a criança a apoiar a agência de execução a emitir efetivamente pedidos de retenção de apoio infantil.

Pagamento Salarial

Uma compreensão das leis federais e estaduais de salário mínimo é vital para o processamento da folha de pagamento. Alguns estados têm um salário mínimo mais alto do que a lei federal exige; se assim for, a taxa mais alta se aplica. Leis de salário mínimo também se aplicam a trabalhadores inclinados e isentos. Alguns estados exigem quebras de descanso pagas e estabelecem leis do dia de pagamento que exigem que os empregadores paguem funcionários por um certo tempo. Conhecer as leis finais de salário é importante porque elas descrevem como lidar com o pagamento de funcionários rescindidos.

Impostos sobre os salários

Impostos de emprego são divididos em passivos do empregador e do empregado. Como empregador, você é responsável por reter e pagar os impostos federais e estaduais e locais dos funcionários, além de pagar sua própria parte. Você também deve realizar relatórios fiscais com a respectiva agência. Penalidades civis e criminais podem ser aplicadas se você não cumprir.

Manutenção de Registros

A FLSA exige que os empregadores mantenham certos registros para funcionários isentos e não isentos; ambos têm requisitos separados. A FLSA também determina por quanto tempo os registros devem ser mantidos e onde devem ser mantidos. Os documentos incluem contratos de trabalho, cartões de ponto e registros que mostram deduções e acréscimos aos salários. O estado também pode ter requisitos de manutenção de registros.

Considerações

As leis de folha de pagamento são suscetíveis a alterações, portanto, fique atento às mudanças que afetam o ano atual e o próximo ano. Há mais aspectos na folha de pagamento, como a contratação de membros da família, programações de pagamento de salários, requisitos de período de almoço, cálculos de imposto de benefício antes do imposto, auditoria da folha de pagamento, requisitos de stub de pagamento, cronometragem, reconciliação da folha de pagamento e penhora salarial. Em caso de dúvida, entre em contato com a agência administradora ou com um consultor de folha de pagamento.