Noções Básicas de Contabilidade e Contas a Pagar
Muitas pessoas ficam confusas com suas contas a pagar ao configurar seu sistema básico de contabilidade para seus pequenos negócios. Contas a pagar contam como um passivo em um balanço de negócios. Por outro lado, contas a receber, sendo o oposto de contas a pagar, contam como um ativo. Ambas são partes integrantes de suas demonstrações de balanço e fluxo de caixa, que são dois documentos principais em qualquer sistema de contabilidade empresarial.
Balanço patrimonial
O primeiro documento qualquer sistema de contabilidade empresarial é o balanço. O balanço patrimonial é simplesmente uma lista detalhada de todos os ativos de uma empresa em uma coluna e todos os passivos em outra coluna. Liste primeiro os ativos, em ordem de liquidez, da maioria dos líquidos para os menos líquidos. Caixa e equivalentes de caixa estão geralmente no topo desta lista. Na outra coluna, liste suas responsabilidades, na ordem em que elas estão vencendo. Listar passivos de curto prazo, seguidos por obrigações de longo prazo. Suas contas a receber são listadas em ativos, enquanto suas contas a pagar estão listadas em passivos. Juntos, seus ativos menos suas responsabilidades é igual ao patrimônio líquido do seu negócio.
Raciocínio
Suas contas a receber são um ativo porque acabarão se transformando em dinheiro em seus livros. Você deve obter a maior parte de suas contas a receber apenas através dos esforços normais de cobrança, ao longo do tempo. Alternativamente, você pode transformar suas contas a receber em dinheiro vendendo-as diretamente, ou prometendo suas contas a receber como garantia de um empréstimo - um processo chamado de factoring. Como você não pode fazer isso com as contas a pagar, e como as contas a pagar representam possíveis reivindicações contra o seu negócio, as contas a pagar estão na coluna de passivos do seu balanço.
Demonstração do Fluxo de Caixa
Sua demonstração de fluxo de caixa é um registro de todas as receitas e despesas da sua empresa, geralmente mês a mês. Você pode criar uma projeção aproximada de seus fluxos de caixa para o futuro levando as suas contas a pagar e contas a receber e inserindo-as em planilhas, mês a mês, nos momentos apropriados em que elas vencerão. Isso é útil para avisar antecipadamente sobre futuras ameaças à viabilidade de seus negócios como uma preocupação permanente; Se você tiver uma conta grande a pagar vencendo e ela não for compensada por contas a pagar, talvez seja necessário começar a estabelecer uma reserva de caixa ou começar a alinhar o financiamento. Além disso, se sua demonstração de fluxo de caixa for negativa a cada mês, você deverá gerar vendas adicionais ou reduzir suas despesas. Emprestar sozinho não resolve este problema.
Contabilidade de caixa vs.
O IRS reconhece dois métodos básicos de contabilidade: o método de acumulação e o método de caixa. Quando você usa o método de acumulação, registra as vendas em sua coluna de ativos quando recebe o pedido e não necessariamente quando realmente recebe dinheiro. Da mesma forma, as compras são registradas quando você faz o pedido, e não quando você realmente paga a fatura. Sob o método de dinheiro, você registra compras e vendas em seus livros quando o dinheiro realmente muda de mãos. O método de acumulação fornece uma contabilização mais precisa do patrimônio líquido de sua empresa, enquanto o método de caixa é mais simples para proprietários de pequenas empresas com recursos e pessoal limitados.