As vantagens do manual vs. Contabilidade Informatizada
Há uma coisa sobre a tecnologia que é fácil esquecer: você nem sempre precisa usá-la. Você ainda pode comprar seus mantimentos de uma lista em um bloco de notas, você ainda pode chegar onde você está indo com um mapa de papel em vez de um GPS e você pode manter livros da sua empresa em livros reais, em vez de um programa de contabilidade. Pode parecer contra-intuitivo, mas para muitas pequenas empresas, um sistema de contabilidade manual é a opção prática e pragmática.
Facilidade de configuração e entrada
Um sistema manual tradicional usaria tipicamente um ledger para recebíveis, contas a pagar e vendas, e então consolidaria esses números em um razão geral. Você pode configurá-los sozinho ou fazer um contador fazê-lo para você, mas de qualquer forma, isso pode ser feito em uma tarde. Quando tudo estiver pronto, você só precisa se sentar no horário de fechamento para inserir as transações do dia ou, se preferir, sentar na manhã seguinte para inserir as transações do dia anterior. Um sistema computadorizado pode levar mais tempo para ser configurado, embora seu contador provavelmente o faça regularmente e possa ajustar um conjunto padronizado de contas para atender às necessidades da sua empresa. Depois que as contas estiverem configuradas, você precisará aprender a usar o software ou contratar alguém que tenha experiência com ele. Livros de papel podem potencialmente colocá-lo em operação mais rapidamente, o que é uma pequena vitória para sistemas manuais.
Correção de erros
Você pode criar um caso para sistemas manuais ou computadorizados quando se trata de corrigir erros em seus livros. Com um livro de registros de papel, você poderá simplesmente apagar e sobrescrever quaisquer entradas imprecisas, ou cobri-las com fluido de correção. É rápido, é fácil e as correções são óbvias. Os sistemas de contabilidade informatizados não mostram correções e apagamentos físicos, como fazem os ledgers de papel, portanto, eles têm salvaguardas internas para criar uma trilha de auditoria a partir de quaisquer alterações. Isso pode tornar as correções mais demoradas, mas significa que você terá uma trilha de papel sólida.
Tudo em um relance
Gerar relatórios informativos e gráficos é um dos pontos fortes da contabilidade computadorizada, mas criar esses relatórios e gráficos nem sempre é o processo mais simples. Com um livro de registros de papel, lembrar como evocar os números que você precisa nunca é um problema. Basta abrir o livro apropriado para sua página atual e os números estão bem diante de seus olhos. Para uma pequena empresa com um número modesto de transações, um sistema manual pode ser mais simples, mas à medida que você cresce, você apreciará os recursos de relatório mais poderosos de um sistema baseado em software.
Segurança de dados e acesso
Quanto tempo passou desde a última vez que leu uma notícia sobre os dados de uma empresa que foram roubados ou comprometidos? Um dia? Uma semana? Se seus sistemas contábeis estiverem conectados à Internet, eles estarão vulneráveis a ataques de hackers e até mesmo computadores autônomos poderão falhar. A menos que você faça backup de seus dados com diligência, seja em outros computadores ou na nuvem, você poderá estar com problemas reais. Livros de papel podem ser menos problemáticos. A segurança de dados é uma simples questão de trancá-los à noite em um cofre à prova de fogo e à prova d'água, embora ainda seja prudente manter um segundo conjunto de livros em um local separado em caso de desastre natural ou outra catástrofe. Isso dá uma pequena vantagem de segurança aos sistemas manuais - você nunca será hackeado -, mas com sistemas computadorizados, você terá acesso a seus dados contábeis mesmo quando estiver na estrada, o que é uma grande vantagem da automação.
Tamanho importa
Os dois grandes problemas com contabilidade manual são precisão e crescimento. Quando os números precisam ser adicionados manualmente aos registros e depois transferidos entre eles, você está criando o potencial de erros. Você pode minimizar os erros usando os chamados sistemas de "gravação única", que copiam suas entradas nas páginas subjacentes para que você não tenha que inseri-las novamente, mas os erros ainda irão se infiltrar. O tempo é outro fator. A contabilidade manual é uma resposta eficiente para pequenas empresas, mas à medida que sua empresa cresce, a inserção manual de transações começará a consumir cada vez mais tempo. Mesmo que um sistema manual faça mais sentido para você hoje, você deve manter um olho no futuro e ter um plano para fazer a transição para um sistema computadorizado quando chegar a hora.