O custo médio por mês de material de escritório

Se você está orçando para uma nova startup ou tentando cortar despesas, vale a pena saber o que você normalmente pode esperar que seu material de escritório custe mês a mês. Verifique se você está comparando os mesmos itens, no entanto. Suprimentos de escritório são itens consumíveis que os funcionários usam regularmente para realizar negócios, como papel, canetas e grampos, e itens compartilhados, como tinta para a impressora. Despesas de escritório incluem material de escritório, mas também incluem outros custos, como aluguel, equipamentos e móveis. Como as despesas de escritório precisam ser recompradas quando o valor de cada uma é baixo, os suprimentos são uma despesa mensal. Você pode ficar bastante surpreso com o quanto essas despesas de escritório somam.

Custo por funcionário

Naturalmente, quanto maior a sua empresa, mais você gastará em material de escritório. Assim, saber o quanto as grandes corporações gastam em material de escritório não será muito útil. Faz mais sentido discutir o quanto as empresas do seu tamanho gastam em material de escritório por funcionário . No entanto, quanto mais empregados uma empresa tiver, menor será seu custo por funcionário, embora gastem mais com o material de escritório do que uma empresa menor gastaria.

Em um artigo de 2014 no OPI.net, “United Stationers: Office supply gastam em tamanho de negócios”, o escritor Jack Francis afirmou que as empresas que têm de um a quatro funcionários gastaram US $ 1.844 por funcionário anualmente em produtos de escritório, cerca de 50 a 60 por cento foram consumíveis materiais de escritório como papel, canetas, tinta de computador etc. Portanto, a quantidade que essas pequenas empresas gastavam em material de escritório por funcionário variava de US $ 922 a US $ 1.106 por ano, ou US $ 77 a US $ 92 por mês. Realizar os mesmos cálculos em outros tamanhos de negócios revela que:

• As empresas com um a quatro funcionários gastaram de US $ 77 a US $ 92 por funcionário por mês;

• Empresas com 40 funcionários gastaram de US $ 45 a US $ 53 por funcionário mensalmente; e

• Empresas com mais de 200 funcionários gastaram US $ 27 a US $ 32 por funcionário mensalmente em material de escritório.

Custos são menores com uso digital

Em um artigo de 2018 escrito por Natalya Berdzeni, vice-presidente executiva de serviços de gerenciamento de gastos do LAC Group, que ajuda as empresas a rastrear seus gastos, Berdzeni disse que seus clientes gastam em média US $ 200 por empregado anualmente, ou US $ 17 por mês, em material de escritório. Altos usuários de papel, como escritórios de advocacia, custam em média US $ 1.000 por funcionário por ano ou US $ 83 por funcionário por mês.

Em 2018, muitas empresas podem estar gastando menos em suprimentos como papel e canetas, porque essas empresas transferiram mais informações para formatos digitais. Eles podem enviar documentos por e-mail para associados e clientes sem imprimi-los. Os destinatários também não poderão imprimi-los, a menos que precisem de cópias impressas. Os escritórios de advocacia, no entanto, ainda fazem muita impressão para ter cópias impressas de documentos legais em seus arquivos e também para entregar documentos oficialmente a clientes ou em nome de seus clientes para ações judiciais.

Maneiras de reduzir custos

Primeiro, verifique se você está recebendo todos os descontos de fornecedores que puder. Comprar de apenas um ou dois fornecedores pode permitir que você aproveite os descontos por volume. Você também pode conhecer bem os representantes da empresa e perguntar sobre ofertas ou formas que ajudam a reduzir custos. A compra de tantos itens quanto possível sob contrato garante a você os preços mais baixos dos itens que você usa regularmente. Cuidado, no entanto, com os fornecedores que começam com um baixo preço de contrato para obter o seu negócio e, em seguida, aumentá-lo gradualmente, esperando que você não perceba. Alguns fornecedores oferecem uma análise de suas tendências e custos de compra para que você possa gerenciar os suprimentos com mais eficiência.

Segundo, que toda a sua empresa saiba que você está conscientemente tentando reduzir o valor gasto em material de escritório e que está pedindo a ajuda deles com isso.

1. Sugira que, antes de imprimir qualquer coisa, eles se perguntem se realmente precisam de uma cópia em papel do documento. Algumas pessoas apenas imprimem por hábito, ou "apenas no caso" precisam ter um determinado documento à mão. Este é um cobertor de segurança, mas é um hábito que pode ser desaprendido.

2. Coloque placas na sala de suprimentos onde se lê: "TOME APENAS O QUE VOCÊ PRECISA" ou algo bem humorado como "Ei! Deixe um pouco para o resto de nós!" Você pode acompanhar isso com um emoji amigável. Um sinal acima de suas impressoras poderia ler: "Vamos lá ... Você realmente precisa imprimir isso?"

3. Coloque uma folha de registro na porta da sala de suprimentos e peça a todos que escrevam seu nome, data e os suprimentos que receberam. De acordo com um artigo no Staples.com, isso permite que todos saibam que a empresa está acompanhando os suprimentos que estão sendo usados, bem como com que frequência e por quem.

4. Para funcionários ambientalmente conscientes, uma placa indicando "Imprimir menos, salvar árvores" pode funcionar. Outros podem replicar que estão apoiando as indústrias de madeira e papel. É por isso que combinar vários métodos para alcançar pessoas é uma boa solução, porque não é provável que toda a empresa concorde com um método.

A maioria dos funcionários não está conscientemente roubando material de escritório. É mais provável que, na pressa de terminar o trabalho no prazo, eles possam pegar alguns extras para não precisarem voltar para mais. Se você fornecer um lembrete sutil na sala, seus funcionários podem imprimir menos, como apenas uma tabela importante de um documento de 12 páginas, ou podem levar apenas uma ou duas canetas, em vez de um punhado.

Suprimentos para o pedido

Como último recurso, se seus suprimentos parecem sair das prateleiras quase tão logo você os reabasteceram, o site da Staples sugere que você os mantenha fechados e fechados, para que seus funcionários precisem pedir o que precisam. Poucos serão ousados ​​o suficiente para pedir cinco blocos de anotações ou uma caixa de canetas, e se o fizerem, a pessoa responsável naturalmente perguntará por que eles precisam de tantos suprimentos.

A desvantagem dessa abordagem é que o detentor da chave precisa interromper seu trabalho toda vez que alguém precisar de suprimentos. Certifique-se de que mais de uma pessoa tenha uma chave, caso o outro suporte de chave não esteja disponível. É provável que você ouça muitas reclamações sobre esse método. Demora mais do tempo de todos, e tende a fazer as pessoas sentirem como se você desconfiasse delas. Se você tentar, deixe que todos saibam que esse sistema só vai durar até que a empresa possa determinar para onde os suprimentos estão indo e quanto de cada item é realmente necessário.