Como abordar uma reunião do conselho
Manter a diretoria informada sobre o que está acontecendo com sua empresa é uma parte essencial do gerenciamento das partes interessadas e ajuda a manter as operações da empresa funcionando sem problemas. Antes de abordar sua diretoria, prepare-se para como eles reagirão às suas notícias e preparar sua apresentação para que você não esteja enganando-os com algo inesperado. Soe profissional e envolvente e você terá uma boa chance de obter o resultado desejado.
Conheça seu público
Nada sobre as pessoas que se sentam no seu conselho de administração deve surpreendê-lo. Saiba quais são suas motivações e adapte suas notícias ao modo como elas provavelmente serão recebidas. Por exemplo, se você está propondo um novo projeto e sabe que um membro do conselho se irrita quando o negócio aumenta seus custos, venha preparado com informações detalhadas sobre como o esforço proposto aumentará as receitas. Se outro enfocar a atenção em questões de TI, preveja como suas propostas afetarão essa área.
Nenhuma festa surpresa
Uma reunião do conselho não é o momento de fazer surgir algo inesperado em sua diretoria, como uma proposta para mudar linhas de negócios ou mudar a localização da sua matriz. Um conselho mal informado não é um conselho que se incline a lhe oferecer apoio. Distribua uma agenda e qualquer apresentação com antecedência, e use a reunião do conselho para desenvolver esses tópicos em vez de esconder grandes novidades na área de "Novos Negócios".
Fique na Mensagem
O tempo em uma reunião de diretoria é precioso e ninguém tem muito a perder. Mantenha-se focado no que você quer que o conselho ouça sobre esse dia, em vez de uma visão geral mais geral do negócio ou uma lista de realizações. Em caso de dúvida, seja estratégico. Não mostre tudo o que você sabe sobre o negócio; os membros do conselho já esperam que você seja bem informado. Se você está defendendo uma nova solução de software, não entre nas ervas daninhas sobre todas as formas como o programa funciona; fale sobre o valor que ele traz para a empresa. Você sempre pode fornecer os detalhes técnicos, se solicitado.
Som preparado
Ficar na mensagem é muito mais fácil se você souber exatamente o que quer dizer e como dizê-lo. Mesmo que você goste de falar em público extemporâneo, uma reunião de diretoria não é a hora de improvisar. Saiba quanto tempo você tem, prepare o material com essa restrição em mente e pratique várias vezes antes de abordar sua diretoria.
Mantenha os membros envolvidos
A maioria dos conselhos tem alguns membros ansiosos por se engajar em seus negócios ou operações organizacionais, mas outros que estão desengajados e mais difíceis de sacar. Mantenha um tom de conversa quando puder. Olhe os membros da diretoria nos olhos quando você fala e se concentre naqueles que não parecem estar recebendo a mensagem ou cujos olhos estão brilhando. Pedir sua contribuição em vários pontos ao longo do endereço pode ajudar, já que isso os força a participar, em vez de simplesmente fazer palestras.
Justifique suas ações
Seu conselho de administração quer garantias de que as operações estão funcionando sem problemas e produzindo os resultados desejados. Concentre-se na linha de fundo e mostre como as ações que você está tomando estão ajudando a empresa a crescer. Essa é a última coisa que o conselho vai querer ouvir.