Como abordar os funcionários na redação comercial

Como gerente ou proprietário de uma pequena empresa, você define o exemplo para seus funcionários em tudo o que você faz, inclusive na redação da sua empresa. Defina o exemplo de como você deseja que seus funcionários se relacionem uns com os outros, bem como com seus clientes e fornecedores, usando linguagem apropriada para o público-alvo e editando erros de digitação e gramaticais. É essencial abordar seus funcionários de maneira profissional, seja escrevendo um longo memorando ou um e-mail rápido.

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Considere seu público. A maneira como você aborda seus funcionários na correspondência comercial geralmente depende da demografia do grupo ou da pessoa que você deseja abordar. Tome cuidado para definir o tom apropriado para o público e a mensagem, pois um tom irreverente pode ofender os trabalhadores que esperam um certo nível de seriedade em determinada situação. Por exemplo, não leve uma piada ao informar seus funcionários que a organização deve implementar demissões para atender às restrições orçamentárias.

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Determinar o meio apropriado de comunicação para a mensagem dada. O meio pode consistir em uma carta manuscrita, um memorando digitado, um e-mail ou qualquer outra forma de comunicação escrita. Você pode optar por entregar a comunicação em formato impresso ou digital. É essencial escolher o modo apropriado de comunicação para o público e a mensagem. Por exemplo, um documento impresso pode ser necessário para fornecer uma cópia impressa para fins de registro, enquanto um e-mail rápido pode ser suficiente para informar sua equipe sobre o próximo aniversário de um colega de trabalho.

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Determine uma saudação apropriada. De acordo com o Laboratório de Redação Online da Purdue, se você costuma se referir aos seus funcionários pelo nome, geralmente usaria o primeiro nome ao escrever sobre os negócios. Por exemplo, "Dear Mary" será suficiente para abordar um funcionário com quem você está em primeiro nome. Ao se dirigir a um grupo de funcionários, você pode usar "Dear Staff" ou "Dear Team". Sempre aborde seus funcionários de maneira respeitosa.

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Escreva um fechamento respeitoso para sua comunicação empresarial. Por exemplo, você pode escrever "Sinceramente" ou "Obrigado", seguido do seu nome. Inclua seu nome na próxima linha após o seu fechamento. Você também pode incluir seu endereço, endereço de e-mail, número de telefone ou outras informações de contato aplicáveis, dependendo da situação. Ao se comunicar via e-mail, você pode optar por adicionar automaticamente uma assinatura digital ao final de todos os seus e-mails.

Gorjeta

• Sempre revise todas as suas comunicações por escrito para garantir que você esteja se comunicando de maneira clara e concisa.

Aviso

• Nunca use TODOS OS CAPS em comunicações comerciais, pois é normalmente percebido como a forma escrita de gritar. Nunca é apropriado gritar com os funcionários, mesmo que seja apenas virtual.