Como começar a contabilidade para um negócio de LLC
Facilite a sua vida, estabelecendo bons hábitos de contabilidade quando você inicia um negócio. Você ficará feliz quando seu preparador de impostos não lhe cobrar uma fortuna por se dedicar a uma caixa cheia de recibos e faturas. Se você está estabelecendo uma empresa de responsabilidade limitada ou qualquer outra entidade de negócios, um sistema sólido de contabilidade é imperativo. É essencial para gerenciar as finanças do negócio e evita a mistura acidental de seus ativos pessoais e comerciais. Não distinguir entre os dois pode negar o valor de limitar a responsabilidade através da LLC.
Embora os requisitos variem, as LLCs registram declarações de imposto de renda federais, estaduais e locais e são obrigadas a manter registros de todas as receitas, despesas e créditos por pelo menos três anos. Estabeleça seu sistema de contabilidade desde o primeiro dia.
Escolhendo um método de contabilidade
Existem várias maneiras de estabelecer e manter a contabilidade. Algumas empresas ainda usam livros de escrituração escritos comprados em uma loja de material de escritório, mas a maioria dos proprietários de empresas modernas escolhem uma opção eletrônica. Você pode estabelecer um sistema básico usando um programa de planilha eletrônica como o Excel ou comprar um programa de contabilidade real, como o QuickBooks ou o Expensify.
Os benefícios dos programas projetados para contabilidade incluem a capacidade de executar vários tipos de relatórios de receita e despesas, além de poder sincronizar dados com contas bancárias e de serviços comerciais. Isso simplifica o processo de contabilidade e é mais fácil para o dono da LLC transferir informações para um consultor fiscal para preparar relatórios de final de ano e declarações fiscais.
Seja qual for o sistema que você escolher, certifique-se de que é um que você pode manter regularmente sem se atolar em confusão ou desafios técnicos. O melhor sistema de contabilidade é aquele que é atualizado regularmente - não um com sinos e assobios que é usado com pouca freqüência.
Configurando o sistema
A maioria dos programas comprados tem planilhas internas já estabelecidas. Você completa as informações bancárias, folha de pagamento e fornecedores conforme solicitado. Se você usa papel manual ou planilhas eletrônicas, crie uma guia de arquivo que tenha essa mesma conta e informações de contato. Isso evita a necessidade de outros documentos ou arquivos ao trabalhar na contabilidade da sua empresa.
Os programas de contabilidade mantêm recebíveis e contas a pagar em um ledger. É sua escolha ao fazer isso manualmente. Algumas pessoas gostam de ver o total, enquanto outras estão sobrecarregadas com as colunas extras de dados. Mesmo se você usar uma folha para recebíveis e uma folha para pagamentos, verifique se há uma coluna para o nome do fornecedor ou cliente, número da conta, categoria da despesa, data da fatura e data de pagamento.
Se você estiver usando uma planilha para receitas e despesas, insira as faturas de receita em uma coluna e as despesas em uma coluna separada que é projetada para subtrair do saldo em execução.
Outros itens de escrituração
Embora o rastreamento de receitas e despesas seja fundamental para o seu negócio, não negligencie o estabelecimento de outras planilhas de contabilidade importantes para acompanhar adequadamente a integridade financeira do negócio. Estes incluem rastreamento de vendas, estoque e despesas com folha de pagamento.
As planilhas de acompanhamento de vendas devem incluir o item vendido, quantidade, preço de varejo, preço de venda e nome de qualquer vendedor. Quando possível, em planilhas eletrônicas, copie os dados da quantidade de qualquer item vendido em uma planilha de inventário. Isso cria automaticamente um inventário em execução para que você possa capturar um instantâneo dos itens vendidos e saber quando eles precisam ser reordenados.