Como incluir reembolsos em uma folha de pagamento
Os funcionários muitas vezes pagam despesas de negócios com o próprio bolso e são reembolsados posteriormente pelo empregador. Os empregadores também fornecem, às vezes, permissões de empregados antecipadamente àqueles que devem pagar com freqüência despesas comerciais. Esses reembolsos e subsídios de funcionários podem ser rendimentos não tributáveis ou tributáveis, dependendo das políticas contábeis do empregador. De acordo com a Receita Federal, "se você é um empregador e reembolsa as despesas do empregado, como você trata este reembolso no Formulário W-2 do seu empregado depende em parte se você tem um plano responsável." De acordo com um plano responsável, as despesas reembolsadas devem ser relacionadas aos negócios e contabilizadas; qualquer quantia em excesso deve ser devolvida pelo empregado.
Incluindo reembolsos do plano responsável em contracheques
1
Determine o salário bruto ou salário do empregado para o período de pagamento, com base em suas horas trabalhadas ou seu valor de salário regular.
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Calcular os valores de retenção de imposto exigidos sobre o salário bruto do empregado para o período de pagamento. Os impostos exigidos incluem imposto de renda federal, imposto de seguridade social e imposto de Medicare. Seu estado também pode impor impostos aos funcionários, como imposto de renda estadual, imposto estadual por invalidez ou taxa de desemprego estadual.
3
Deduzir todos os impostos exigidos, juntamente com todas as deduções voluntárias, do salário do empregado para obter seu salário líquido de salário ou salário.
4
Adicione o reembolso contabilizado ou a prestação contábil ao pagamento líquido do empregado para obter o valor do seu cheque. Inclua uma descrição do valor do reembolso no holerite do empregado.
Incluindo reembolsos de planos não-contábeis em contracheques
1
Calcule o salário ou o salário bruto do empregado para o período de pagamento, com base em seu valor de salário regular ou em suas horas trabalhadas.
2
Adicione o reembolso não contabilizado ou o subsídio não contabilístico ao salário bruto ou salários do empregado para obter o seu montante bruto de pagamento. Adicione uma descrição do valor do reembolso ao holerite do empregado.
3
Determinar os valores de retenção de imposto exigidos com base no salário bruto do empregado para o período de pagamento. Nesse caso, seu pagamento bruto inclui seu reembolso ou valor da mesada porque os reembolsos feitos sob um plano não responsável são ganhos tributáveis.
4
Deduzir todos os impostos exigidos e todas as deduções voluntárias do salário bruto do empregado para obter seu pagamento líquido.