Como criar um banco de dados de clientes para pequenas empresas

Se você puder usar uma planilha simples, poderá criar uma ferramenta de negócios valiosa e poderosa para gerenciar os clientes da sua empresa. Um banco de dados do cliente pode ser mais do que apenas uma lista de nomes, títulos e informações de contato dos clientes. Usando vários códigos e títulos, você pode classificar rapidamente um banco de dados do cliente para ajudá-lo a criar listas diferentes para diferentes usos.

Reúna sua informação

Reunir todas as informações que você deseja entrar no documento. Não comece a trabalhar se suas informações estiverem incompletas - se, por exemplo, você tiver endereços de e-mail para alguns clientes, mas não para outros. Você pode dizer a si mesmo que obterá os outros dados mais tarde, mas inserir informações em um banco de dados pode ser demorado e chato; ter que adicionar dados fragmentados arrastará o projeto e o resultado poderá ser um banco de dados incompleto.

Crie seus títulos

O que você coloca em seu banco de dados é tão importante quanto quem está nele. Escolhas óbvias para títulos - sob as quais você inserirá dados específicos - incluem nome da empresa, contato, cargo, endereço para correspondência, número de telefone e endereço de e-mail. Para criar um banco de dados mais útil, inclua cabeçalhos que identifiquem seus clientes com códigos que denotam tipo de negócio, volume em dólar, valor para sua empresa e outros valores de relacionamento.

Por exemplo, codifique os clientes como A, B e C com base em seu valor para quando você deseja criar uma lista de seus melhores clientes para uma promoção especial. Crie um código que indique quais clientes são lentos. Codifique os clientes pelo tipo de produto que eles compram ou pelo representante de vendas com o qual trabalharam. Inclua uma coluna "Notas" para notas diversas sobre clientes individuais.

Insira seus dados

Inserir seus dados pode parecer uma tarefa fácil, mas uma letra ou numeral errado pode diminuir a utilidade de um banco de dados. Por exemplo, um erro de digitação na sua coluna de classificação, tipo de produto ou código de representante de vendas pode resultar em uma classificação que deixa de fora um bom cliente ou inclui um cliente fraco em uma classificação realizada para um projeto importante.

Muitas pessoas jogam fora cartões de visita e artigos de papelaria ou excluem e-mails que usam para entradas de banco de dados. Se você fizer isso depois de inserir suas informações incorretamente, talvez não consiga encontrar as informações corretas posteriormente. Depois que uma pessoa insere os dados em seu banco de dados, peça que outra pessoa revise cada entrada comparando-a com o documento do qual as informações foram inseridas.

Praticar os tipos de corrida

Depois de inserir suas informações e criar seu banco de dados de clientes, faça uma cópia e use-as para praticar a classificação de suas informações. Realce todas as informações no documento e, em seguida, localize o botão "Ordenar" do seu programa. Classifique pela linha ou título que você deseja obter informações e, em seguida, classifique usando o tipo de parâmetro que seu programa oferece. Por exemplo, se você quiser classificar seus clientes pelo seu valor para você, clique no botão "Classificar" na coluna "Valor" e selecione "Crescente" ou "Decrescente", dependendo de sua necessidade de exibir seus clientes A ou C primeiro. Tente classificar por duas variáveis, como o valor de clientes em um estado específico. Nesse cenário, você clica no botão "Classificar", seleciona "Valor" e seleciona "Estado".