Como controlar despesas de negócios

Manter o controle de despesas de pequenas empresas é necessário para fins tributários e para identificar onde os cortes podem ser feitos - assim como as grandes corporações fazem. O rastreamento de despesas de pequenas empresas também permite ajustes em sua operação quando há mudanças de mercado ou econômicas, como a possibilidade de reduzir ou aumentar sua força de trabalho, ou comprar ou vender ativos.

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Dedique um arquivo ou gaveta para arquivar suas despesas comerciais. Crie pastas com os nomes de todos os fornecedores, provedores de serviços públicos, senhorio ou agente hipotecário e pagamento e benefícios dos funcionários. Organizar e acompanhar as despesas de pequenas empresas pode facilmente identificar quais despesas são mais cruciais e quais podem ser reduzidas, de acordo com Margaret Randolph, autora de "Rastreando suas despesas: Uma pasta de trabalho: um organizador financeiro simplificado".

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Divida as pastas em categorias e coloque em ordem alfabética. Divida-os usando as pastas que contêm cada despesa nas seguintes categorias: impostos, funcionários, utilitários, fornecedores, materiais de escritório e qualquer outro que seja relevante para sua empresa. Organize cada pasta em ordem alfabética. Arquive-os de acordo. O Small Business Brief recomenda esse modelo organizacional para torná-los facilmente acessíveis e pesquisáveis.

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Crie uma planilha ou use um programa de software. Insira cada fatura ou compra imediatamente em sua planilha ou software de contabilidade para fornecer informações ou fornecer documentos ao seu contador ou ao Internal Revenue Service.

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Conceber um sistema de backup. Planeje a contingência de que você pode perder seus dados ou documentos. Obtenha um sistema de backup, que normalmente é oferecido na maioria dos programas antivírus e de proteção de computadores, como McAfee e Symantec, ou através de uma conta com um sistema de backup externo, para evitar a perda de dados de sua pequena empresa.