A importância da estrutura organizacional de uma empresa
A estrutura da organização, geralmente chamada de organograma quando é colocada no papel, é uma ferramenta vital que a alta gerência deve usar ao planejar a equipe necessária para administrar a empresa com eficiência e economia. Preparar o gráfico ajuda a garantir que nenhuma posição necessária seja negligenciada e não há departamentos com pessoal excedente.
Definindo Relacionamentos de Relatórios
A estrutura organizacional mostra cada funcionário a quem ela relata, de quais áreas funcionais ela é responsável e quem se reporta a ela. Essas linhas claras de autoridade impedem essa confusão de dois supervisores darem instruções conflitantes a um funcionário. Algumas empresas têm uma estrutura mais complexa que inclui relações de subordinação indiretas, geralmente chamadas de relações de linha pontilhada. Elas se aplicam a situações em que um funcionário interage com um supervisor em outro departamento com frequência e esse supervisor tem autoridade para solicitar um projeto especial desse funcionário, como a preparação de um relatório financeiro.
Otimizando o Gerenciamento de Span
A estrutura da organização muda de forma à medida que a empresa se expande ao longo do tempo; Normalmente, mais níveis são adicionados. Em uma empresa iniciante com cinco membros da equipe, todos podem se reportar ao proprietário do negócio do ponto de vista prático. Quando ocorre um crescimento significativo no número de membros da equipe, o proprietário da empresa altera a estrutura e cria posições de gerenciamento abaixo dele, a quem os membros da equipe relatam. Isso garante que o CEO não tenha um gerenciamento muito amplo - muitas pessoas se reportando diretamente a ele do que ele pode efetivamente supervisionar.
Planejamento de Projetos
As empresas geralmente iniciam projetos que exigem a participação de vários departamentos dentro da organização. A alta gerência usa o organograma para dividir o projeto maior em tarefas menores e, em seguida, seleciona os indivíduos envolvidos no projeto e é responsável pela conclusão de cada etapa do projeto. O organograma da organização mostra toda a gama de recursos humanos disponíveis em toda a empresa.
Facilitando a Reorganização
As empresas que enfrentam tempos financeiros difíceis podem ter que diminuir o tamanho ou cortar o pessoal para economizar custos com pessoal. A alta administração deve lutar com a difícil questão de quais posições eliminar. O desafio é fazer os cortes necessários, enquanto todas as áreas funcionais da empresa têm pessoal adequado para cumprir prazos de tarefas importantes. Estudar o organograma da estrutura da organização ajuda a alta administração a identificar áreas onde esses cortes podem ser feitos. Reorganização também pode ser realizada simplesmente para melhorar a eficiência operacional e não em resposta a dificuldades financeiras. Um exemplo seria separar o departamento de planejamento financeiro do departamento de contabilidade porque o proprietário da empresa quer que o chefe do departamento de planejamento se reporte diretamente a ele e não ao gerente de contabilidade.
Justificando os requisitos do pessoal
Durante o processo de orçamento anual, os gerentes de departamento enviam solicitações de pessoal adicional. A visão pictórica apresentada no organograma permite que um gerente mostre ao proprietário da empresa os deveres e responsabilidades de cada cargo que se reporta a ele e por que ele acha que mais membros da equipe devem ser adicionados ao seu departamento.